概述

财务管理没有特殊化定义,依然是企业经营中的账单、资金、费用、发票等财资票税方面的管理;但企业上云用云相较于自建模式,财务管理所需面临的挑战与变化会有较大变化。通常云厂商会提供较为通用的功能来满足大部分企业的需求,企业则需要根据自己的组织模式选择最适合的管理方式。企业在这个阶段遇到的常见问题是:

  • 公司如何统一的管理和云厂商的合同、付账、发票?
  • 公司如何能够集中监控成本?

例如,X公司选择上云战略,逐渐将各个业务迁移上云。在出台统一的财务规划之前,部分业务已经先行上云,单独和云厂商签订云服务。在确定上云战略后,公司针对云厂商制定了统一的财务管理方式,由原来的分散管理模式,改为由公司整体和云厂商签订合同和结算,以便于整体的管理和成本核算。对于不同业务,由业务部门申请相应预算和云账号进行云资源的购买。每个月公司对不同业务使用的云资源的费用进行统计,将成本分摊到不同的业务。在每个月的成本会议上,成本信息会同步到各个业务负责人以及CFO。对于超出预算的业务,业务部门会及时调整预算或者优化成本。

财务管理的成功实施,通常要考虑企业财务组织结构、商务优惠、结算模式、成本监控等。下面将对这几个方面逐一阐述。

企业财务组织结构

企业财务组织结构,通常代表一家企业的成本管理结构。这个结构是多层级的,包括财务管理部门、业务部门和云资源。

财务管理部门负责评估和管理云业务预算,为业务部门的云上费用做统一结算,持续跟踪和分析消费账单。财务管理部门的职责通过财务管理部门账号来承载。

业务部门负责在预算范围内开通和管理云资源。每个业务部门开通独立的云账号。云资源由业务部门开通和管理,归属于相应的业务部门账号下。

财务管理部门

使用企业财务服务提供的关联账号能力,将组织多层级结构搭建起来。在这种结构下,财务人员能清晰完整地了解整个企业的云上成本,便于进行消费预测和成本优化。业务部门的技术人员在预算范围内可以灵活地按需实时开通云资源,省去传统企业繁琐的资源申请流程,提升了工作效率。

各企业的内部组织结构虽然不尽相同,但业务部门可以同时是项目或小组等成本管理的单元,可以按照自己的组织模式映射成上述结构。

我们的建议
  • 财务人员需要与业务部门加强沟通,及时收集业务部门的资源采购计划,定期向业务部门同步成本分摊信息。
  • 财务人员需要持续关注费用趋势。
  • 财务人员设计标签分类,鼓励技术人员在开通云资源时绑定对应标签,便于基于标签做细粒度的分账。
  • 技术人员按需开通资源,在预算范围内优化资源结构。
特殊说明
  • “企业财务”是阿里云为多账号企业,提供云上资金、发票、账单统一化管理的解决方案。目前“企业财务”支持两级的账号管理结构;对于集团公司,当前无法直接满足集团->子公司->部门的三级账号管理结构,需要按照子公司维度拆分成上述多个组织结构分别管理。
  • 在企业财务中,管理账号称为“主账号”,被管理账号称为“关联账号”,又可称“子账号”。更多信息,请参见企业财务概述

财务管理模式

企业在建立账号关联时,客户可以根据企业自身的管理需要,选择如下业务模式之一:【财务托管】、【财务管理】。

财务管理

主账号、子账号都是官网的普通账号,有完整的财务属性。主子账号之间建立关联后,通过授权关系进行业务管理。在日常业务过程中,主子账号分别管理自己的资金信控、优惠合同、账单发票等。当进行授权后,被授权一方可以管理另一方被授权的业务。

如:子账号授权主账号查看账单,则被授权的主账号可以查看子账号的账单。

财务托管:

主账号、子账号都是官网的普通账号,有完整的财务属性。在该业务模式下,子账号将自己的资金、发票、账单财务权限赋予给主账号,统一由主账号进行子账号的代付、开票、账单结算等业务管理。

关于企业财务业务模式的更多介绍企业财务概述

商务优惠

商务优惠,指企业购买使用云服务的资费与优惠,包括与云厂商签订的商务优惠合同条款中约定的框架折扣。

企业可以采用财务托管的模式,从而将主账号(如财务部门管理账号)设置为折扣生效的目标账号。这么做的好处是,关联账号(如业务部门账号)的开通和云资源的消耗,计费出账时可以享受到主账号的折扣优惠。

特殊说明:务托管模式下,暂不支持关联子账号使用代金券。如果子账号要做POC(Proof of Concept)测试,目前只能将代金券发放给主账号,且发放给主账号的代金券可能被其他子账号消费而自动冲抵。

成本监控

成本账单

阿里云面向企业客户财务管理的成本监控诉求,提供成本账单功能:企业可以用来观察每月的成本;可以基于实例、基于产品来看费用的分摊情况。对于预付费的消费而言,也可以把消费费用分摊到每个月。并且,财务管理与托管的主账号可显示全部关联账户的所有分摊数据。

更多信息,请参见成本账单

费用分析

另外,阿里云费用分析功能还可帮助企业更好地管理云服务资源的消费情况。使用费用分析功能,可以多维度查看资源成本的趋势(最大支持12个月)、查看全面的成本组成结构、进行未来成本的预测等,并可将一组筛选条件保存为报告,快捷查看。

更多信息,请参见费用分析