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跨项目场景,我们度量什么?

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作者:洪永潮|云效研发效能专家、李田莉|云效效能洞察负责人

作为 CTO 或企业管理者,我们如何去了解组织中各项目的整体运作状况?

作为 PMO 和项目管理人员,我们要如何去跟踪和推进项目的正常进行?

我们带着这两个问题进入到跨项目度量的场景,聊一聊我们是如何通过跨项目度量,帮助管理者掌握项目进展、跟踪计划执行、合理调度资源,保障最终的交付效率和质量。

我们可以从 3 个维度跟进组织的运作状况:整体状况、响应能力与质量、资源分配情况,在跟进的过程中,我们可以重点:

  • 看组织整体状况:了解各项目(或交付团队)的整体运作情况;

  • 看响应能力与质量:了解业务响应和交付趋势,支持更客观和合理的对外承诺;

  • 看资源分配情况:进行合理的资源调度,保障重点业务和重点项目的投入与交付;

看组织整体状况:洞察各项目运作状况

在跨项目度量场景的报表中,通过「项目进展」指标卡,我们可以:

  • 快速洞察各项目的整体运作状况,如进展、偏差、风险、问题、需求/缺陷进展等;

  • 快速获知所选时间段内需求、缺陷的吞吐量和交付速度状况。

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指标卡中数据含义:

  • 项目名:查看报表时选择需要查看的项目后即可出现,如需了解该项目更多统计信息,可点击名称直接进入项目度量详情;

  • 当前进展:项目内工作项(需求、缺陷、任务)的完成数占工作项总数的百分比,聚焦在图表时我们可以看到需求、任务、缺陷细分的进展情况;

  • 新增/交付需求:所选时间段内新增需求数、已交付需求数量;

  • 存量需求:项目内当前时刻未交付需求的数量;

  • 需求交付周期:所选时间段内已交付需求的平均交付周期(需求从提出到交付上线状态);

  • 新增/修复缺陷:所选时间段内新增缺陷数、已修复缺陷数量;

  • 存量缺陷:项目内当前时刻未修复缺陷的数量;

  • 缺陷修复周期:所选时间段内已修复缺陷的平均修复周期(缺陷从提出到修复并验证完成状态);

  • 存量风险:项目内当前时刻未解决的风险数量;

  • 已超期事项:项目内当前时刻处于已超期的需求、缺陷和任务数量。

当我们知道这些数据后,如果发现异常,为了保障最终的如期交付和质量,我们需要快速采取行动:

1.快速跟进解决风险和问题

当我们看到某个项目中有缺陷过多、存量风险和已超期事项,需要快速推动各项目负责人去催办,快速将缺陷、风险和已超期事项解决,以免成为项目最终交付的卡点;

2.深入跟进交付/修复周期过长项目

当我们整体对比各项目的需求交付、缺陷修复周期时,如果发现某个项目交付/修复周期过长时,需要深入到具体项目度量中去了解,比如哪个环节耗时较长,哪些需求/缺陷耗拉低了效率,找准耗时卡点后重点深入分析,以不断提升项目的交付效率和质量;

3.平衡需求新增、交付速度

在比较理想的情况下,新增、交付需求应该保持动态平衡,需求新增数量与交付团队的吞吐量相匹配。当需求的新增量明显多于交付量时,可能会出现需求大量积压的问题,消耗团队精力,导致团队整体交付效率降低。

看响应能力和质量:跟进需求/缺陷趋势

在跨项目度量场景的报表中,通过「存量需求趋势」「存量缺陷趋势」「新增需求趋势」、「新增缺陷趋势」4 张指标卡,我们可以:

  • 观测各项目存量需求、存量缺陷在所选时间段内变化趋势;

  • 观测各项目新增需求、新增缺陷在所选时间段内变化趋势;

  • 方便的判断和分析各项目的需求吞吐和质量情况。

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指标卡中数据含义:

  • 存量需求趋势:所选时间段内,各个项目的存量需求数随时间变化的趋势,并可在项目间进行对比,对于存量需求,在持续交付的场景下,我们希望看到存量需求量较少且相对稳定的;

  • 新增需求趋势:所选时间段内,各个项目的新增需求数随时间变化的趋势,并可在项目间进行对比,对于新增需求,我们希望能够持续输入且数量相对稳定;

  • 存量缺陷趋势:所选时间段内,各个项目的存量缺陷数随时间变化的趋势,并可在项目间进行对比,对于存量缺陷,我们希望能够保持在较低数值上平稳地动态变化,并尽可能地降低;

  • 新增缺陷趋势:所选时间段内,各个项目的新增缺陷数随时间变化的趋势,并可在项目间进行对比;对于新增缺陷,我们希望持续输入且数量尽可能少。

在观测需求、缺陷的存量和新增趋势时,我们需要重点关注:

1.减少需求的并行

当某项目的存量需求在逐步增加的时候,有可能需求在某个状态出现了堆积,尤其是进入开发后,需要及时处理堆积列的需求,确保需求能快速流动。

2.提升开发提测质量

当某项目在一个时间段内,需求存量保持平稳、新增缺陷多、存量缺陷增加的时候,说明需求交付质量不高,团队需要重点关注项目的质量状况,尤其是需求的提测质量。

3.推动缺陷的及时修复

当某项目的需求新增和存量缺陷陡然上升的时候,需要及时推动缺陷的修复,有必要时,需要暂缓需求开发,聚焦缺陷的修复。

看资源分配情况:时刻关注项目投入与工作量

在跨项目度量场景的报表中,通过「项目投入人力排名」「项目工作量排名」2张指标卡,我们可以:

  • 查看各项目投入成员/工时排名,了解各项目资源投入情况;

  • 查看各项目存量工作项/预估工时排名,了解各项目存量的工作量情况;

  • 对比观察各项目人力投入与存量工作量的匹配情况。

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指标卡中数据含义:

  • 项目投入人力排名:各项目的成员数量排名,且支持切换查看各项目在所选时间段内登记工时量的排名;

  • 项目工作量排名:各项目的存量工作项总数排名并按照工作项(需求、任务、缺陷)类型堆叠呈现,且支持切换查看各项目在所选时间段内填写的预计工时排名;

在查看项目投入和存量工作量时,我们需要重点关注:

1.存量需求量与投入人力是否匹配

当我们把「项目投入人力」「需求存量趋势」两幅图一起看,正常情况下,存量需求数量和项目投入人力会是正比例的关系,如出现异常,需要重点关注并进行详细确认;

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2.人力投入是否异常

通过项目投入人力排名,可查看是否把关键人力投入中重要项目上了,方便做人力排布和资源调整。

整体回顾一下,我们通过跟踪各项目的整体运作状况、需求/缺陷趋势,及资源投入状况,掌握项目进展、跟踪计划执行、合理调度资源,保障最终的交付效率和质量。

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