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如何避免企业邮箱地址薄导入错误或导入不完整

更新时间:2018-06-05 12:48:56

概述

本文描述在使用阿里云企业邮箱时,如何正确的导入企业邮箱地址,以及一些操作中需要注意的事项,避免企业邮箱地址薄导入错误或导入不完整。

详细信息

在阿里云企业邮箱WebMail客户端,当您使用CSV格式的文件导入企业地址簿,你可能会发现页面显示导入操作成功,然而实际上只有部分内容被成功的导入。为避免此类问题,需要注意一下几点。

操作注意事项

  • 企业地址簿导入文件的准备,一般使用Outlook的导出地址薄功能直接导出即可,文件名为“*.csv”。
  • 切忌直接将普通Excel文件修改文件后缀名为“*.csv”,作为导入文件来使用。
  • 如果导入过程中出现问题,使用记事本等文本编辑器打开CSV文件,检查文件格式是否正确。
  • 尝试将有问题的地址薄文件,使用Excel重新以CSV(逗号分隔文件)格式保存,或者直接使用文本编辑器编辑保存后,再通过WebMail进行导入。

常见问题分析

常见的问题主要是由于CSV(逗号分隔文件)文件的格式错误,具体请您参考以下场景分析解决。
  • 按照 CSV(逗号分隔文件)格式,只能保存活动工作表中的单元格所显示的文本和数值。工作表中所有的数据行和字符都将保存。数据列以逗号分隔,每一行数据都以回车符结束。如果单元格中包含逗号,则该单元格中的内容以双引号括起。
  • 如果单元格显示的是公式而不是数值,该公式将转换为文本方式。所有格式、图形、对象和工作表的其他内容将全部丢失。
  • 如果工作簿中包含类似于版权符号之类的特殊字符,而且又将在运行其他操作系统的计算机上使用转换后的文件,请将工作薄保存为适用于目标系统的文本文件。
    例如,如果正在运行 Windows 操作系统而希望在 Macintosh 机上使用该文本文件,请按照 CSV(Macintosh)的格式保存该文件。如果正在使用 Macintosh 机而希望在运行 Windows 或 Windows NT 操作系统的计算机上使用该文本文件,请将该文件保存为 CSV(Windows)格式的文件。

CSV文件样例

下面拿一个具体样例来分析。使用文本编辑器打开CSV文件后,文件格式如下所示。

姓名,电子邮件地址,住宅所在街道,住宅所在城市,住宅所在地的邮政编码,
住宅所在省/自治区,住宅所在国家/地区,住宅电话,公司所在街道,公司所在城市,
公司所在地的邮政编码,公司所在省/自治区,公司所在国家/地区,业务电话,公司,职务

test1,test1@hichina.com,,,,,,,,,,,,,,
test2,test2@hichina.com,,,,,,,,,,,,,,
test3,test3@hichina.com,,,,,,,,,,,,,,
注:在Windows中双击打开CSV文件默认使用Excel。如果希望使用文本编辑器打开文件,按照如下步骤操作。
  1. 选中CSV格式的文件,单击鼠标右键。
  2. 在打开方式中选择使用记事本(Notepad.exe)来打开。
对照上述文件格式,检查您的CSV地址簿文件。如果存在和上述样例中不同的格式,返回Excel重新以“CSV(逗号分隔文件)”格式保存该文件,或者直接在记事本中加以修正后保存即可。

适用于

  • 企业邮箱