5、如何做好迭代跟进?

作者:洪永潮|云效研发效能专家、李田莉|云效效能洞察负责人

在上一篇文章 4、如何做好迭代排期?中,我们已经了解到:

  • 什么是双周迭代;

  • 如何高效地开展排期会;

  • 如何在云效项目协作Projex 中落地排期会相关事宜。

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接下来,我们来详细介绍一下整个迭代跟进过程-从迭代排期确定到迭代交付的过程,同样我们还是以双周迭代为例。

有效地推进迭代计划-每日站会

迭代进行的过程中,我们一般会采用每日站会(一种最先被落地的实践)进行迭代的推进和跟进。为了方便大家,我们将每日站会的目标、事项等细则整理成了表格以供参考,如下表:

活动名称

迭代跟进(每日站会)

活动目标

促进团队有效协作和聚焦,促进价值顺畅流动和交付,同时通过站会同步需求进展和暴露问题及风险,把可视化价值流实践落地到位

负责人

研发负责人

(站会主持人)

主要职责

负责主持站会,同步需求进展,及时发现问题,并推动和跟进问题的解决。 

参与人

产品、开发和测试

主要职责

及时更新需求的状态,提前识别所负责需求的进展和问题,跟进和解决站会发现的问题

时长和频率

15分钟,三个相同:同一个团队、同一时间(建议在上午)、同一地点(在看板前)

输入

过程

输出

  1. 团队成员更新进展:按照实际情况更新需求和任务状态、关键时间节点,如提测时间、任务起止时间等;

  2. 站会负责人:上一次站会需跟进的问题列表;

  1. 跟进本迭代内的发布计划和需求进展,从右往左检视各列需求,关注每日站会的“6+1” ;

  2. 确认开发中的需求已拆分到开发任务;

  3. 需求的关键时间点已明确(计划提测日期和计划完成时间等);

  4. 跟进团队缺陷遗留和解决情况;

  5. 查看迭代进度和偏差;

  6. 记录站会过程中发现的问题;

  7. 查看之前站会跟进问题的完成情况;

  1. 看板上需求已更新到最新状态;

  2. 把站会上发现的问题清单,包括问题、责任人和完成时间等,同步到团队的沟通群或者邮件;

我们会看到,上面表格中的输入、过程、输出环节有比较多的要求,这是为什么呢?这是因为,如果在输入、过程、输出环节,我们没有要求,每日站会(迭代跟进)将会非常低效。

下面的几点,就是我们在辅导敏捷开发团队时,经常碰到的一些情况和注意点:

  • 重点关注需求进展:很多研发团队会重点跟进研发任务的完成情况,这容易导致需求无法及时测试和按时发布。一个需求拆解为研发任务后,通常各方对齐接口联调后才能进行整体需求的测试和验证,此外产品经理和用户重点关注的也是需求的验收和发布,这便需要研发团队在迭代跟进时从需求出发,重点关注需求的整体进展。

  • 每日站会前更新好需求的状态:如果研发团队基于在线工具进行协作,需求内容和进展已经在线化,团队成员在每日站会前更新好状态,大家同步进展时清晰明了,每日站会的开展就会比较高效。

  • 聚焦迭代过程中问题:这个是和站会前更新需求状态要互相配合的,需求状态及时更新了,迭代进展在需求看板上可以一目了然,大家在每日站会时,便可以聚焦关注需求交付的阻塞、风险和问题即可。

  • 行动项要及时同步相关方:每日站会通常会有当前的问题、跟进人和跟进方式等记录,如果没有及时同步给团队,很容易遗漏,也会造成信息的不同步。所以通常将这些内容记录成行动项(包含事项、负责人和期望完成时间),并在会后及时同步给团队成员或其他相关方。

借助云效项目协作Projex 开展每日站会

一、每日站会输入

  1. 团队成员更新进展:按照实际情况更新需求和任务的状态、关键时间节点,如提测时间、任务起止时间等。通常在实践过程中,状态更新很容易被遗忘,如果站会一般在早上进行,建议团队成员在前一天下班前更新需求和任务的状态;

  2. 站会负责人:上一次站会需跟进的问题列表。

二、开展每日站会

1.迭代跟进,关注每日站会“6+1”

通常我们在每日站会时,通过看板来同步需求进展,且会前已更新好需求状态,所以在站会时需求的进展一目了然,只要重点关注问题即可,如站会的 “6+1” :

  • 6 指的是:“瓶颈队列、关键的缺陷、重点关注的需求、阻碍和问题、到期或即将到期的需求、中断”;

  • 1 指的是:检查是否存在“未反映在看板上的问题”,比如产品经理临时插了一个需求却没有录入系统。

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2. 确认需求已经拆解完成

一般建议在需求排期时把需求拆解到研发任务(前端、后端和联调),但时常会出现,需求拆解任务不到位的情况,所以站会的时候需要检查,需求是否已拆分到研发任务,以及是否已指派到具体的开发人员,如下图所示:

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3. 明确需求关键时间点

需求的关键时间一般是指计划提测日期、计划完成时间等,已经和相关负责人明确定下来,并更新在需求卡片上。

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可以通过自动化规则的方式,当需求快要到达特定关键时间点的时候,推送相关的字段信息提醒。如下图,设置处于“待测试”状态的“产品类需求”,当到达“计划测时间”的前1天早上9点时,会通过钉钉群消息的方式进行提醒。

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钉钉群中的消息提醒:

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4. 跟进团队缺陷解决进展

每日站会时,在同步完需求的进展和问题后,需要抽 1-2 分钟时间查看一下缺陷解决情况,在云效项目协作Projex 的缺陷管理中,可以查看到遗留缺陷情况,并可根据诉求配置不同的查看视图。如下图,可以按照负责人分组进行查看缺陷情况。

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此外,云效项目协作Projex 还提供了查看迭代缺陷统计报表,在迭代概览中,可以查看当前迭代查看“缺陷趋势图”和“存量缺陷按成员排名”指标卡。

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5. 跟进迭代进度和偏差

云效项目协作Projex 的迭代概览中,可以通过“迭代工作项概览”和“迭代工时概览”卡片,查看迭代排期完成后的工作项和工时统计数据、迭代成员的工作量情况:

  • 迭代工作项概览:统计迭代中排序的需求、任务和缺陷的数量情况;

  • 迭代工时概览:展示迭代容量,统计迭代中需求的预计工时总和;

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通过“工作项排名”和“迭代工时排名”卡片,查看迭代成员的工作量情况和工时情况:

  • 工作项排名:按照团队成员负责的工作项(包含需求、任务和缺陷)数量进行排名,凸显前5名,方便对工作内容进行重新安排和调整;

  • 迭代工时排名:按照团队成员负责的工作项预计工时数排名,凸显前 5 名,方便对工作内容进行重新安排和调整。

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通过“迭代燃尽图”和“工时燃尽图”卡片,跟进迭代的进度和偏差:

  • 迭代燃尽图:按照迭代排期时的工作项数量进行燃尽(支持过滤需求、任务、缺陷),如下图左侧所示,存量曲线高高飘起,说明进度已经严重滞后;

  • 工时燃尽图:按照迭代排期时预估的工时进行燃尽,如下图右侧所示,剩余工时数量往上飘,说明排期是工作量评估不足或插入了新的需求。

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6. 站会问题行动项跟进

在每日站会时,通常会有问题记录和行动项,每次站会时可由专人负责进行记录和跟进,同时也需要回顾一下上一次每日站会遗留行动项的完成情况。

三、每日站会输出

  1. 需求更新到最新的状态

虽然每日站会前团队成员会更新好需求状态,但站会过程中,也有可能要更新需求和任务的状态,研发团队要保证每日站会结束时,看板上需求和任务状态一定是最新的状态。

  1. 站会行动项及时同步

把站会上发现的问题清单,包括问题、责任人和完成时间等,会后通过邮件、沟通群等及时同步给团队成员或其他相关方。

总结回顾

现在我们都了解了每日站会是迭代跟进时的有效活动,我们需要:

  • 每日站会前,更新迭代中需求的进展情况和上一次站会行动项情况;

  • 每日站会时,关注站会的“6+1”,及时跟进偏差和问题;

  • 每日站会后,及时将站会中记录的问题和行动项同步给团队成员和相关方。

在敏捷迭代中,虽然迭代周期比较短,但依然需要对迭代过程进行有效跟进。在这个过程中,不仅需要跟进需求、任务和缺陷等进展情况,也需要借助统计数据来帮助我们了解整体的进度和偏差情况。更多敏捷开发跟进数据解读可参考 敏捷研发,我们如何跟进?

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