软件许可与SaaS

了解软件许可与SaaS的定价和采购

• 了解如何通过组织协议进行采购，包括供应商管理、合同条款、续订政策、二级计费指标以及价格调整参数。

• 了解云上自带软件许可（BYOL）权限和软件许可管理注意事项，包括匹配特定云服务的需求、在云上使用特定供应商计量工具的要求以及与软件许可权限过度使用或使用不足相关的合规性问题。

• 了解永久软件许可与服务型许可选项及其影响。

• 了解如何在云市场中采购软件许可和SaaS产品。

了解云中软件许可与SaaS的使用

• 定义如何标记和分配软件许可和SaaS产品的成本，无论它们是否出现在云账单数据中。

• 收集与软件许可相关的各种信息，包括云服务提供商账单数据和其他软件许可或 SaaS 提供商账单数据，理想情况下用 FOCUS 格式收集。

• 使用软件许可服务器或服务。

管理软件许可与SaaS的使用

• 比较 IaaS服务/云服务选项与软件许可、PaaS或SaaS选项。

• 权衡软件许可证、SaaS和IaaS模式，决策时需考虑大多数软件许可证和SaaS产品要作出长期使用承诺。

• 了解何时与组织中的IT资产管理团队（ITAM）或软件资产管理部门（SAM）部门进行沟通和协作（通过跨职能协作能力）。

定义

FinOps帮助组织管理云平台（包括公共云和专有云）中普遍存在的按量计费的服务。除了IaaS云服务，大多数组织还会在云上使用许可软件和软件即服务（SaaS）。这在那些从长期建立的本地数据中心迁移上云的组织中更为常见。

软件许可可能用于操作系统、应用程序的单个软件组件、数据库，甚至是平台软件。SaaS 解决方案可以提供托管的企业应用程序，例如客户关系管理（CRM） 、数据库、消息平台，甚至是数据仓库。SaaS 解决方案还可以用于部署、监控、分析以及保障您的组织安全。在某些组织中，SaaS 或软件许可的成本和规模可能非常重要，因其对业务价值的影响较大，可能成为FinOps团队的重点关注领域之一。

虽然SaaS或软件许可使用的费用细节、成本粒度或账单数据量通常较少，但其使用通常仍然是可变的，并且基于用量计费。其账单数据可能包含在云账单数据中，也可能需单独从软件发布商或供应商处获取，这取决于这些产品的购买方式。SaaS产品和软件许可通常用于替代IaaS云服务，因此FinOps团队应该清楚了解它们的使用方式、如何量化其价值，以及如何有效地管理其使用。

了解组织如何购买软件许可和SaaS产品至关重要，并且必须让采购人员参与其中，他们通常负责代表组织采购软件许可和软件。此外，如果组织拥有ITAM或SAM职能部门或团队，则应与这些团队合作，共享有关外部购买的软件许可和软件的使用信息、协调这些服务的使用或停用计划，以及评估和管理合同条款的相关风险。

与云合同一样，软件和SaaS许可证通常包含可变成本要素，按席位（seat）、用户（user）、核数（core）、存储量（amount of storage）或其他计费机制收费。除了这些主要费用之外，可能还有二级计费项，如访问次数、API 使用量、存储的数据等，这会带来更多成本数据和计费复杂性。与大多数公共云服务不同，软件许可和SaaS合同通常是多年期或永久软件许可权限。它们通常允许“向上追赠”，以便组织增加购买的软件许可数量，但不允许“向下调减”。此外，由于并非所有软件许可商都能实时了解其客户正在使用的软件许可数量，因此可能会要求进行审计和合规性检查，如果使用的软件许可数量超过允许的数量，则可能会受到处罚。除此之外，软件供应商通常还有复杂且快速变化的规则，规定其许可证在云中使用与在客户自有的数据中心使用时的条件和方式（例如，自带软件许可BYOL）。ITAM、采购和法务团队能够有效协助FinOps团队了解已签订哪些合同、有哪些条款，以及在哪些云资产中可考虑这些选项。

软件许可和SaaS产品可以通过多种方式购买。作为组织协议的一部分购买时，它们通常规定一定数量的用户或处理器核心。客户可以根据供应商的限制在自己的云环境中安装这些软件。对于许可的操作系统或数据库，云服务提供商可能会将软件许可成本包含在他们提供的某些版本的云资源中，并按分钟收费。在其他情况下，软件许可比其运行所需的虚拟资源更昂贵，并且适用于这些资源的折扣不一定能覆盖软件许可的成本，例如节省计划、承诺使用或预留实例折扣。越来越多的软件许可和SaaS产品可以通过云市场购买。云市场可以提供更多按需购买的选项，允许组织为特定目的购买软件许可，并在不再需要时停止支付，而不必购买具有多年支持承诺的永久软件许可。但是，这些云市场采购的条款可能与您的组织使用的条款不同，并且在组织已经拥有在云中使用某个特定软件的权限（如BYOL）的情况下，通过云市场购买重复的软件可能会造成浪费。

与采购部门和ITAM团队的合作使FinOps团队能够为工程和产品团队提供关于如何采购和使用所需软件许可的最佳指导。此外，FinOps团队还可以规划根据业务价值调整现有软件许可或SaaS服务的采购。与公共云不同，大多数软件许可和SaaS采购协议无法迅速更改，有些甚至需要数年才能进行调整或解除。因此，必须与采购和ITAM团队的成员提前进行详尽的规划，以确保变更能够顺利实施。

成熟度评估

爬行

• 软件许可和SaaS产品单独计费，但在成本展示报告中不涉及复杂的成本共担或分摊。

• 对云环境中使用的软件许可有基本了解，相关用例、种类和条款相对简单。

• 了解哪些SaaS产品与您的应用程序和基础架构集成，或提供部署、监控、分析或安全保护能力。

• 确定了采购、财务规划与分析（FP&A）/技术业务管理（TBM）、信息安全和SAM团队中的关键联系人，并且对获取软件许可/软件的流程有基本了解。

• 确定了用于跟踪软件资产的现有工具或报告，或者使用工具的需求很小。

• 了解当消费超过约定的合同阈值或由于分层定价模型导致成本增加或减少时如何收取超额费用。

行走

• 软件许可和SaaS产品账单数据以FOCUS格式提供，以便展示和报告包括来自云市场或订阅的许可/SaaS支出，以支持更复杂的成本共担和分摊。

• 存在自带软件许可（BYOL）或其他复杂用例，需要进行审核和分析。

• 对于较为成熟的软件许可和SaaS使用，需要在续订时咨询FinOps团队，以实现数据驱动决策。

• 当创建、迁移或升级云上工作负载时，如果需要软件许可，ITAM/SAM团队协作进行评估。

• 从云服务提供商之外的第三方购买新的软件许可或SaaS产品时，以及在需要调整之前基于数据中心系统设计和架构的软件许可时，FinOps会参与相关流程的审批。

• 更新预测，包含软件成本，以反映服务/应用程序的总成本。

• 软件许可和SaaS产品通过各种渠道采购，并且需要进行跟踪，管理软件许可动态新增或减少的使用情况。

• 对于按量计费的软件，监控软件实际使用量，并与总合同金额比较，在超过阈值时产生超额费用。

奔跑

• 软件许可和SaaS产品的成本通过FOCUS格式动态地包含在费用展示（Showback）和费用分摊（Chargeback）报告中。

• 通过其他方式（如云市场、直接采购、增值经销商）、基于复杂条款采购软件许可和SaaS产品。

• 尽可能利用自动化从软件供应商检索账单数据。

• FinOps 团队与其他职能团队（如工程、ITAM/SAM、采购）合作，执行使用分析并在每个软件产品的下一次续订之前充分识别优化机会。

• 优化完成后，对未来合同进行预测和估算。

• 总拥有成本（TCO）的展示报告包括软件支出。

• FinOps和SAM团队使用相同的工具和数据源来获取软件合同详细信息、使用情况和支出。

职能活动

FinOps从业者

• 确定哪些云资源使用软件许可计费或使用从云市场购买的软件许可。

• 了解哪些SaaS产品与我的云上应用程序和基础架构集成，或提供部署、监控、分析或安全保护能力。

• 确定哪些云资源已配置或可以配置BYOL。

• 参与需要许可或SaaS集成的新工作负载或迁移工作负载的审核/讨论。

• 了解当前使用的软件许可和SaaS的用例、合同、渠道及相关限制。

• 建立模型，以理解并传达不同软件架构、软件许可使用、软件许可替代、应用现代化等之间的各种权衡所带来的价值。

产品

作为产品人员，我将…

• 利用FinOps和SAM提供的有关许可和SaaS的信息来帮助确定资源/资源组的总成本。

• 在设计新产品/功能时注意许可和SaaS，并确保将它们与云成本一起包含在内。

• 了解并传达软件许可使用的长期计划和权衡。

财务

作为财务人员，我将…

• 在规划和预测时包含软件许可和SaaS成本。

采购

作为采购人员，我将…

• 在通过云市场采购、谈判私人采购合同或与经销商合作时，与工程、FinOps和财务部门合作，以了解整个合同期限内的需求、成本和使用可能性。

• 审核所有可用的软件许可和SaaS采购选项，以及这些选项如何对云服务提供商企业协议中设定的支出阈值产生影响。

工程

作为工程人员，我将…

• 在构建新的云基础架构或软件时考虑现有/BYOL软件许可与SaaS。

• 标记资源元数据，以便在资源符合BYOL条件时轻松识别它们。

• 当不再需要软件许可或计划终止SaaS合同时，与FinOps和SAM团队沟通。

• 与FinOps和SAM团队合作，确定对现有工作负载的更改是否会影响软件许可或SaaS的使用量。

• 与FinOps和SAM团队合作，确保在软件许可/合同续签之前已完成对云资源的审核和优化。

管理层

作为管理层，我将…

• 制定针对软件许可或SaaS的需求审核流程，以确保团队不会购买同质产品。

• 确保组织在选择部署软件以支持业务功能的模型时，能够权衡最佳价值并作出决策。

ITAM

作为关联角色，我将…

• 提供未分配或混合使用授权的汇总信息，包括预算/所有权信息，以便FinOps团队优化云服务支出。

• 利用FinOps团队提供的信息，跟踪和管理云资源的软件许可状态。

• 管理软件许可续订，优化已迁移到云的软件许可，并在经济性优于云市场软件时最大限度地使用BYOL。

• 使用FinOps从业者提供的云市场软件采购信息，并将其与现有的授权进行对比分析。

成功衡量标准与KPI

• 软件许可/SaaS成本清晰可见且已上报。

• 通过云市场购买的软件许可得到充分利用。

• 需要软件许可的资源均符合规范。

输入与输出

• 云服务提供商的账单和使用情况数据。

• 来自SAM/ITAM工具的软件许可数据。

• SaaS合同详情。

• 面向云的架构设计，以便随着时间的推移调整软件中软件许可和SaaS产品的使用。

• 通过数据摄取能力获取和标记的云市场数据。

• 来自正在使用的软件许可服务器/软件许可跟踪服务的数据。

• 通过标记或其他方式识别在云计费数据中独立于已授权云资源的BYOL使用情况（即在云服务提供商出售的虚拟资源上运行由客户安装的软件或操作系统，而该资源不带软件许可）。

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