统一结算
您可以使用“统一结算”功能,通过汇款至指定账号进行统一支付关联账号的历史账单,解决企业多账号用云场景下分别结算、开票的繁琐问题。
新版企业财务功能已于北京时间2022年8月1日12点分批次上线。旧版不再迭代更新,请及时升级至新版,详情查看:企业财务升级至企业管理相关操作说明。
功能说明
支持批量选择同一个企业组织下不同账号、账期,统一建立定制化结算任务,统一开具发票,避免了多个账号各自汇款,开票,结算的繁琐操作。
指定核销:统一汇款至账号,系统自动按照统一结算任务指定的账号和账期进行账单核销。
合并开票:统一结算的账单,可以“独立开票”或“合并开票”。
“独立开票”支持各个账号下消费开具成独立的发票。
“合并开票”可以按照开票抬头名称,开票主体,发票类型等维度进行,支持多个账号的消费开成一张发票,从而避免粘贴大量发票的人工操作
导出明细:基于统一结算任务,合并导出盖章版PDF月账单等账单数据。
操作说明
统一结算操作流程如下图所示:
操作流程
如果您在旧版(橙色版)
创建统一结算任务
主账号登录费用与成本控制台,进入“企业财务管理-统一结算”,点击“创建结算任务”按钮,进行创建统一结算任务,如下图:
统一结算包括3个步骤:
步骤1:选择结算对象
点击“创建结算任务”按钮后,在创建统一结算任务页面,您可以:
设置结算单名称;
设置主账号需要预留的金额,以防主账号下运行的业务可用金不足;
根据账号、账期完成筛选,可在下方列表勾选想要结算的对象;
点击“保存草稿”,后续可以选择草稿状态的统一结算任务继续编辑;
点击“下一步”,参阅如下步骤2进行操作。
主账号创建统一结算任务时,系统会显示所有子账号下未结清的账单,已结清不再显示;
显示的账号、账期按照账号名称升序显示,相同账号内的按照账期降序排列;
如果账期已被其他结算任务选中,则置灰不可再选;如有需要请前往统一结算功能页,关闭对应的结算任务,再重新选择账期;
当前月份的账单没有完全出账时,不可以创建统一结算任务,请在次月正式出账后再操作;
欠款金额为账单最新的未结清金额,如对未结清金额有疑问,可下载账单文件手动完成对账后,再创建统一结算任务,详见“步骤2:确认结算金额”。
步骤2:确认结算信息
生成结算单后,需要确认结算单内容,如下图:
确认信息:核对列表中显示的统一结算任务相关的账号、账期等消费数据,和账单中的数据完全一致;
确认金额:核对需要结算的账号、账期对应的账单消费金额,待开票金额等信息是否正确;
手动核对:保存草稿后,可以导出CSV格式的账单文件,进行手动核对消费数据;
开始运行:确认以上信息后,点击“生成并运行结算单”按钮,正式创建统一结算任务,并进行后续开票,还款等操作。
如果对“待结算的金额”存疑,请在保存草稿后进行核对,请勿点击“生成并运行结算”按钮,避免触发结算。
步骤3:结算任务创建完成
统一结算任务已创建完成。
如果主账号的账户余额大于结算单待结算金额时,会自动完成划拨和核销;
如果主账号的账户余额不足,主账号充值后,系统将自动完成划拨和核销;
当结算金额被全部支付后,该统一结算完成;
充值完成后,系统自动进行核销,会有1-2分钟完成划拨和核销的延迟。
统一开具发票
步骤1:选择开票方式
统一结算任务创建完成后,可在“统一结算”页,根据已创建的统一结算任务,点击“开发票”,进入统一开票流程。
统一开票提供两种开票方式:
独立开票:各个账号下各账期的消费金额,独立开具成多张发票,并分别在各自账号可以查询开票进度;
合并开票:各个账号下各账期的消费金额,按照开票抬头,开票主体,发票类型作为一组条件,合并开具成一张发票。
开票申请时,默认是独立开票,需要合并开票时,请进行修改;
发票由于开票金额的限制,也可能拆分成多张发票。
合并开票时,并非完全开具成一张发票,如存在多个发票抬头,开票主体或发票类型,则仍开具成多张发票。
步骤2:确认开票内容
提交开票后,请确认开票内容,页面提供预览功能,请预览确认发票是否正确,确认无误后点击“确认开票”提交开票申请。
步骤3:提交开票申请
点击“确认开票”按钮后,系统自动提交申请进行开票;
步骤4:查询开票进度
点击“开票详情”按钮后,查询开票进度。其他发票相关问题请查询发票申请
查看统一结算单
主账号登录费用与成本控制台,进入“企业财务-统一结算”,用户可以查看所有统一结算任务对应的结算单,默认按时间倒序显示。
可以进行的操作说明:
1. 编辑:保存为草稿的结算单,可以进行编辑;
2. 查看:查看结算单的结算项,并能完成如下操作:
下载CSV格式的账单;
下载PDF格式的月账单。
开发票:在结算任务完成、运行状态中,如未提交开票申请,用户可点击“开发票”按钮,统一开具发票。
3. 启用:创建成功的结算单,如因主账号金额不足无法完成结算,结算单在启动状态下,等主账号充值完成后系统自动完成结算;
4. 停止:结算单处于启动状态时,可以暂停统一结算,未启动状态的子账号,自动核销功能仍处于关闭状态;
5. 还款:点击之后跳转到主账号充值页面,支持通过支付宝,企业网银,银行汇等方式进行充值;
6. 开票详情:对已经申请开票的统一结算任务,提供开票详情操作,以查询开票进度;
7. 关闭:未完成结算的结算单,在停止状态下可以关闭。
主账号创建结算单后,为避免子账号充值自动完成账单核销,子账号的自动核销功能会暂时关闭,直至结算单核销完成。如子账号需要自动核销,请手动停止或关闭结算单;
统一结算任务启动后,系统将从主账号的资金账本中划拨金额到子账号的账本,并自动完成子账号账单结算;
自动划拨为每30分钟划拨一次,即划拨周期为30分钟;按待结算的“子账号+账期”顺序和相应金额进行划拨和结算;
如果主账号账本金额不能满足“子账号+账期”待结算金额,等待下一个划拨周期再进行划拨。
注意事项说明
主账号用户可创建统一结算任务,主账号可对所有的子账号进行统一结算;
仅对后结算的信控用户账号,做统一结算任务处理;
主子账号关联的权限中,无论是集团关系或合作伙伴关系,“请求查看关联账号财务信息”、“请求查看关联账号消费”两个为必须项;
可对有历史未结清的账号,任意跨账期做统一结算(从2017年7月及以后开始,不包含当月)。例如:某子账号有5个未结算账期2017年8月、9月、10月、11月、12月,在结算单中可以对2017年8月、10月、12月来进行统一结算;
结算单运行后,主账号留有余额时,或对其进行充值时,系统会自动对结算单中各账号的各账期欠费,根据顺序来还款核销;
建议负责付款的主账号,每个月建立一个结算单,把要核销的账号账期一次性完成结算。
主账号的退款金额不能用来核销历史账期,只能核销当月和后续月份。
结算单创建后,主子账号的自动核销能力屏蔽,即子账户的金额不会自动核销,完全按结算单顺序来支付。直到结算单被关闭或结算完成,相关的账号的自动核销功能才会恢复。
建立统一结算,尽量创建单一结算任务。如果主账号建立了多个结算单,多个结算单的结算任务会全部从主账号余额中扣除金额进行结算,结算金额扣除会是无序的状态。
如果您在新版(蓝色版)
该功能于北京时间2024年6月12日推出,分批次逐步放开。
统一结算权限
账号的角色具备“统一结算”这个权限点的场景下,支持使用统一结算功能;
企业MA(超级管理员)和管理员账号,可以筛选管理的成员账号的账单进行创建统一结算任务;
成员账号可以对自己账号下不同账期的账单创建统一结算任务,进行指定核销或者合并开票。
创建统一结算任务
第一步:进入统一结算页面
进入费用与成本控制台,通过“费用-账单-账单概览”,点击【统一结算】按钮,进行创建统一结算任务,如下图:
第二步:统一结算基本信息填写&账单筛选
点击【创建结算任务】按钮后,在创建统一结算任务页面,您可以:
设置结算任务名称;
设置账户需要预留的金额,以防账号下运行的业务可用金不足;
在筛选下拉框中,选择要结算的账号、账单月份(账单月份最多可选3个),点击【搜索】可在下方列表展示
筛选完成后,可在下方列表勾选想要结算的对象;
点击【保存草稿】,后续可以选择草稿状态的统一结算任务继续编辑;
点击【下一步】,参阅如下第三步进行操作。
创建统一结算任务时,可选账单包含所有未结清+已结清的账单,已结清的账单可以创建统一结算任务合并开票;
同一个统一结算任务,账单月份最多可选择3个(支持任意跨账期,从2023年4月及以后开始),当需要结算的账单月份超过3个以上时请创建多个统一结算任务;
列表按照账号名称显示,相同账号内的按照账期降序排列;
如果账期已被其他结算任务选中,则置灰不可再选;如有需要请前往统一结算列表页,关闭对应的结算任务,再重新选择账期;
当前月份的账单不可以创建统一结算任务,请在次月3号正式出账后再操作;
第三步:确认结算信息
生成结算单后,需要确认结算单内容,如下图:
确认信息:核对列表中显示的统一结算任务相关的账号、账期等消费数据,和账单中的数据完全一致;
确认金额:核对需要结算的账号、账期对应的账单消费金额,待开票金额等信息是否正确;点击底部【查看全部总计】可以查看本次统一结算任务相关金额的总计
手动核对:点击【导出】按钮,可以选择导出CSV格式的账单文件,进行手动核对消费数据;
开始运行:确认以上信息后,点击【生成并运行结算单】按钮,正式创建统一结算任务,并进行后续开票,还款等操作。
如果对“待还款的金额”存疑,请在保存草稿后进行核对,请勿点击【生成并运行结算】按钮,避免触发结算。
第四步:完成创建
统一结算任务创建完成,系统会根据创建统一结算账号的账户余额情况,自动完成资金的划拨和核销。
如果创建统一结算账号的账户余额大于结算单待结算金额时,会自动完成划拨和核销;
如果创建统一结算账号的账户余额不足,账号充值后,系统将自动完成划拨和核销;
当结算金额被全部支付后,该统一结算任务完成;
如因账号金额不足无法完成结算,结算任务在启动状态下,等账号充值完成后系统自动进行核销,会有1-2分钟完成划拨和核销的延迟。
查看统一结算任务
登录费用与成本控制台,进入“费用-账单概览”,点击【统一结算】可查看所有统一结算任务对应的结算任务,默认按创建时间倒序显示。
可以进行的操作说明:
编辑:保存为草稿的结算任务,可以进行编辑;
删除:保存为草稿的结算任务,可以进行删除,删除后将在统一结算列表移除,不可见。
查看:点击【查看】结算任务详情,支持查看该结算任务的结算项,并能完成如下操作:
下载CSV格式的账单;
下载PDF格式的月账单。
暂停:结算单处于运行中、结算中状态时,可以暂停统一结算,结算任务会变更为未启动状态,该状态的结算任务关联的账号,自动核销功能会恢复到原始状态;
启用:对于状态为未启动的结算任务,支持操作启用,状态恢复到运行中
关闭:对于状态为未启动的结算任务,可以操作关闭,关闭后不支持再次开启,需要重新建统一结算任务
开发票:在结算任务完成、未启动、运行中、结算中的状态,如果未提交开票申请,用户可点击【开发票】按钮,统一开具发票,当可开票金额为0时,不展示该操作入口。
还款:对于结算中的任务,当账户余额不足时,点击之后跳转到账号充值页面,支持通过支付宝,企业网银,银行汇等方式进行充值;
开票详情:对已经申请开票的统一结算任务,支持跳转到开票详情,以查询开票进度;
由于结算中的结算任务有可能系统已经发起核销,结算中的状态不建议操作暂停
统一开具发票
第一步:选择开票方式
统一结算任务创建完成后,可在“统一结算”页,根据已创建的统一结算任务,点击【开发票】,进入统一开票流程。
统一开票提供两种开票方式:
独立开票:各个账号下各账期的消费金额,独立开具成多张发票,并分别在各自账号可以查询开票进度;
合并开票:各个账号下各账期的消费金额,按照开票抬头,开票主体,发票类型作为一组条件,合并开具成一张发票。
第二步:确认开票内容&提交开票申请
提交开票后,会按照不同的开票主体拆分成不同的发票,请确认开票内容,页面提供预览功能,请预览确认发票是否正确,确认无误后点击【提交申请】,系统自动提交申请进行开票。
合并开票时,并非完全开具成一张发票,如存在多个发票抬头,开票主体或发票类型,则仍开具成多张发票。
第三步:查看开票进度
发票提交成功后,支持以下两种方式查看开票进度
支持从统一结算列表页,点击【开票详情】,查询开票进度。
从“发票管理-开票记录”根据结算任务号找到对应的开票记录,点击【详情】查询开票进度。
【独立开票】的情况下,创建统一结算任务的账号以及结算任务中包含的账号,能在发票管理-开票记录-独立开票记录中查找到对应的发票、预览发票
【合并开票】的情况下,创建统一结算任务的账号以及结算任务重包含的账号,能在发票管理-开票记录-合并开票记录中查找到对应的发票,但是无法预览发票
注意事项说明
如果已被旧版(橙色版)的统一结算任务选中,则置灰不可再选;如有需要先请切换旧版(橙色版)费用与成本统一结算功能页,关闭对应的结算任务,再重新选择账期;
已经在旧版(橙色版)的统一结算任务状态是“结算完成”的数据,系统会自动迁移到新版统一结算查询页面支持查询;状态为“草稿”、”未启动”、”已关闭”的数据将不做迁移,无法在新版中查看;结算状态为“运行中”、“结算中”的数据将在结算完成后在新版中查看和导出。
建议负责付款的账号,每个月建立一个结算单,把要核销的账号、账期一次性完成结算。
退款金额默认不能用来核销历史账期,只能核销当月和后续月份,如需核销历史账期,请前往资金账户-账户设置-核销往期账单中开启
结算任务创建后,创建结算任务的账号以及结算任务包含账号的自动核销能力关闭,即账户的金额不会自动核销,完全按结算单顺序来支付。直到结算单被关闭或结算完成,相关的账号的自动核销功能才会恢复。如需要恢复自动核销,请手动停止或关闭结算单;