统一结算和开票

更新时间:

使用统一结算功能,您可以将同一个企业组织下不同账号、账期,统一建立定制化结算任务,统一开具发票,避免了多个账号各自汇款,开票,结算的繁琐操作。

  • 指定核销:统一汇款至账号,系统自动按照统一结算任务指定的账号和账期进行账单核销。

  • 合并开票:统一结算的账单,可以独立开票或合并开票。

    • 独立开票支持各个账号下消费开具成独立的发票。

    • 合并开票可以按照开票抬头名称,开票主体,发票类型等维度进行,支持多个账号的消费开成一张发票,从而避免粘贴大量发票的人工操作。

  • 导出明细:基于统一结算任务,合并导出盖章版PDF月账单等账单数据。

说明
  • 统一结算(新版)于北京时间20240612日开始灰度,分批次逐步放开。

  • 企业MA(超级管理员)和拥有统一结算权限的管理员账号,可以筛选管理的成员账号的账单进行创建统一结算任务。

  • 成员账号可以对自己账号下不同账期的账单创建统一结算任务,进行指定核销或者合并开票。

创建统一结算任务

  1. 在费用与成本控制台,选择账单 > 账单概览,单击统一结算按钮,创建统一结算任务。

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  2. 统一结算页面,单击创建结算任务,填写或选择相关信息后,单击下一步

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    说明
    • 创建统一结算任务时,可选账单包含所有未结清+已结清的账单,已结清的账单可以创建统一结算任务合并开票

    • 同一个统一结算任务,账单月份最多可选择3个(支持任意跨账期,从20234月及以后开始),当需要结算的账单月份超过3个以上时请创建多个统一结算任务。

    • 列表按照账号名称显示,相同账号内的按照账期降序排列。

    • 如果账期已被其他结算任务选中,则置灰不可再选;如有需要请前往统一结算列表页,关闭对应的结算任务,再重新选择账期。

    • 当前月份的账单不可以创建统一结算任务,请在次月3号正式出账后再操作。

  3. 生成结算单后,您需要确认结算单中以下内容:

    • 核对列表中显示的统一结算任务相关的账号、账期等消费数据与账单中的数据完全一致。

    • 核对需要结算的账号、账期对应的账单消费金额,待开票金额等信息是否正确;点击底部查看全部总计可以查看本次统一结算任务相关金额的总计。

    • 单击导出按钮,可以选择导出CSV格式的账单文件,进行手动核对消费数据。

    • 确认以上信息无误后,单击生成并运行结算单,触发结算。

      说明

      如果对待还款的金额存疑,可以单击保存草稿,在保存草稿后再进行核对。确认无误后再单击生成并运行结算单。

  4. 统一结算任务创建完成,系统会根据创建统一结算账号的账户余额情况,自动完成资金的划拨和核销。

    说明
    • 如果创建统一结算账号的账户余额大于结算单待结算金额时,会自动完成划拨和核销。

    • 如果创建统一结算账号的账户余额不足,账号充值后,系统将自动完成划拨和核销。

    • 当结算金额被全部支付后,该统一结算任务完成。

    • 如因账号金额不足无法完成结算,结算任务在启动状态下,等账号充值完成后系统自动进行核销,会有1-2分钟完成划拨和核销的延迟。

查看统一结算任务

统一结算页,可查看所有统一结算任务对应的结算任务,默认按创建时间倒序显示。

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可以进行的操作说明:

  • 编辑:保存为草稿的结算任务,可以进行编辑。

  • 删除:保存为草稿的结算任务,可以进行删除,删除后将在统一结算列表移除,不可见。

  • 查看:点击查看结算任务详情,支持查看该结算任务的结算项,并能完成如下操作:

    • 下载CSV格式的账单。

    • 下载PDF格式的月账单。

  • 暂停:结算单处于运行中、结算中状态时,可以暂停统一结算,结算任务会变更为未启动状态,该状态的结算任务关联的账号,自动核销功能会恢复到原始状态。

  • 启用:对于状态为未启动的结算任务,支持操作启用,状态恢复到运行中。

  • 关闭:对于状态为未启动的结算任务,可以操作关闭,关闭后不支持再次开启,需要重新建统一结算任务。

  • 开发票:在结算任务完成、未启动、运行中、结算中的状态,如果未提交开票申请,用户可点击开发票按钮,统一开具发票,当可开票金额为0时,不展示该操作入口。

  • 还款:对于结算中的任务,当账户余额不足时,点击之后跳转到账号充值页面,支持通过支付宝,企业网银,银行汇等方式进行充值。

  • 开票详情:对已经申请开票的统一结算任务,支持跳转到开票详情,以查询开票进度。

重要

由于结算中的结算任务有可能系统已经发起核销,结算中的状态不建议操作暂停。

统一开具发票

  1. 统一结算任务创建完成后,可在统一结算页,在已创建的统一结算任务操作列单击开发票,进入统一开票流程。

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    统一开票提供两种开票方式:

    • 独立开票:各个账号下各账期的消费金额,独立开具成多张发票,并分别在各自账号可以查询开票进度。

    • 合并开票:各个账号下各账期的消费金额,按照开票抬头,开票主体,发票类型作为一组条件,合并开具成一张发票。

  2. 确认开票内容,并提交开票申请。

    提交开票后,会按照不同的开票主体拆分成不同的发票,请确认开票内容,页面提供预览功能,请预览确认发票是否正确,确认无误后点击提交申请,系统自动提交申请进行开票。

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    说明

    合并开票时,并非完全开具成一张发票,如存在多个发票抬头、开票主体或发票类型,则仍会开具成多张发票。

  3. 查看开票进度。发票提交成功后,支持以下两种方式查看开票进度

    • 支持从统一结算列表页,单击开票详情,查询开票进度。

    • 发票下载与退票页根据结算任务号找到对应的开票记录,单击详情查询开票进度。

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    说明
    • 独立开票的情况下,创建统一结算任务的账号以及结算任务中包含的账号,能在发票管理>开票记录>独立开票记录中查找到对应的发票、预览发票。

    • 合并开票的情况下,创建统一结算任务的账号以及结算任务重包含的账号,能在发票管理>开票记录>合并开票记录中查找到对应的发票,但是无法预览发票。

注意事项

  • 如果已被旧版(橙色版)的统一结算任务选中,则置灰不可再选;如有需要先请切换旧版(橙色版)费用与成本统一结算功能页,关闭对应的结算任务,再重新选择账期。

  • 已经在旧版(橙色版)的统一结算任务状态是“结算完成”的数据,系统会自动迁移到新版统一结算查询页面支持查询;状态为“草稿”、”未启动”、”已关闭”的数据将不做迁移,无法在新版中查看;结算状态为“运行中”、“结算中”的数据将在结算完成后在新版中查看和导出。

  • 建议负责付款的账号,每个月建立一个结算单,把要核销的账号、账期一次性完成结算。

  • 退款金额默认不能用来核销历史账期,只能核销当月和后续月份,如需核销历史账期,请前往资金账户-账户设置-核销往期账单中开启。

  • 结算任务创建后,创建结算任务的账号以及结算任务包含账号的自动核销能力关闭,即账户的金额不会自动核销,完全按结算单顺序来支付。直到结算单被关闭或结算完成,相关的账号的自动核销功能才会恢复。如需要恢复自动核销,请手动停止或关闭结算单。