钉邮绑定和通讯录同步

钉钉(DingTalk.com)是阿里巴巴集团为高校、企业团队打造的聚焦于工作/商务的即时通讯工具,旨在提升内外沟通协同的效率。阿里不仅仅提供邮箱,还提供一整套的企业协同办公解决方案。针对目前很多企业存在的办公系统间各成孤岛,用户需要安装各种应用,入口繁多,操作复杂。阿里基于企业通讯录以钉钉作为企业协同的统一入口。“钉钉+邮箱”提供的不仅是沟通社交,更是基于交流去打造高效协同的新的工作方式。钉邮作为邮件客户端,和阿里邮箱深度结合,使邮件操作体验和钉钉特色功能完美结合,在钉钉上通过钉邮使用阿里邮箱的企业邮箱服务,体验全新的邮件收发体验,每封邮件使命必达,让邮件像聊天一样简单。

阿里邮箱钉邮绑定和通讯录同步带来的好处

绑定相关(绑定前请仔细阅读)

重要

目的

解决员工入职,需要在邮箱、钉钉等多套系统后台操作账号加入的痛点;

解决员工离职,在钉钉等OA上操作员工离职,邮箱仍被员工带走使用的问题。

绑定策略须知

绑定分两步:(本文介绍不包括绑定三方邮箱):

  • 钉钉企业&邮箱域建立绑定关系:

1)邮箱域已解析至阿里:通过邮箱管理后台 升级钉邮 或 登录钉钉OA管理后台绑定邮箱域。

2)邮箱域未解析至阿里:通过邮箱管理后台 升级钉邮 建立绑定关系。

  • 钉钉账号&邮箱账号建立绑定关系 :

1)邮箱侧已事先创建邮箱账号:钉钉OA管理后台给钉钉号分配企业邮箱,即钉钉OA管理后台给

钉钉账号信息里填写补全 企业邮箱 字段完成绑定。

2)邮箱侧未事先创建邮箱账号:钉钉OA管理后台给钉钉号分配企业邮箱,即钉钉OA管理后台给钉钉账号信息里填写补全 企业邮箱 字段完成绑定,同时邮箱侧会被同步新建对应的邮箱账号。

同步效果

  • 员工可以在手机钉邮上免密码登录自己的企业邮箱帐号(邮箱未事先创建由钉钉OA分配新建的场景);

  • 员工入职,在钉钉OA 后台上即可分配邮箱帐号,阿里邮箱会同步创建帐号,不过账号在邮箱根目录下;

  • 员工离职,在钉钉OA 后台上操作员工离职,邮箱默认冻结,并在钉邮上踢出企业邮箱帐号的登录;

绑定操作步骤

STEP1. 钉钉企业和邮箱域绑定

方式一:钉钉OA管理后台绑定邮箱域

  1. 使用钉钉主管理员帐号登录钉钉管理后台

  2. 在首页快捷入口中找到 企业邮箱 并进入。

  1. 在钉邮控制台选择 已有企业邮箱 点击 立即绑定

  1. 输入已有企业邮箱的域名并点击下一步。

  1. 钉邮与企业邮箱域绑定成功后,系统会发一封绑定确认邮件至企业邮箱的postmaster管理员邮箱中,点击 去邮箱查看

  1. 在postmaster邮箱的收件箱里找到该邮件并点击邮件中的 绑定 按钮。

  1. 最终绑定成功后,钉邮此处可以看到绑定的阿里邮箱域名等信息。

说明

建议同时在这里开启 日历同步 功能,可以实现邮箱日历和钉钉日历双向同步。

方式二:邮箱管理后台升级钉邮

  1. 邮箱管理后台概览页点击 升级钉邮

  1. 打开的新页面点击 升级试用

  1. 钉钉企业主管理员使用手机钉钉扫描二维码

重要

注意必须是目标钉钉企业的主管理员扫码!否则扫码确认后,无法选择目标钉钉企业!

  1. 选择钉钉企业 —> 点击 确认绑定

重要

注意通过此方式绑定,往后会紧接着一步用来实现钉钉企业架构和企业邮箱架构的同步。如确认无需做架构同步,可以直接关闭截止目前的操作页面,回到钉钉OA管理后台,在首页快捷入口中找到 企业邮箱 进入,查看绑定的结果。

如下是接下来的同步页面,如需同步具体请见下方 同步操作步骤

STEP2. 给钉钉账号分配企业邮箱

情况一:邮箱侧已创建邮箱账号

方式1:钉钉OA管理后台通讯录给钉钉号填写 企业邮箱 字段,支持手动添加或excel批量导入。

  • 手动添加:点开钉钉账号,填写 企业邮箱 字段。

  • excel批量添加:导出通讯录,通讯录excel中更新完善 企业邮箱 字段并上传。

方式2:邮箱管理后台 升级钉邮 后到了同步步骤时,上传同步的excel,excel中填写 企业邮箱 字段

说明

此方式实现钉钉和邮箱组织架构同步,且给同步excel中的钉钉账号分配好企业邮箱账号。如需架构同步的可采用此法,具体请见下方 同步操作步骤

情况二:邮箱侧未创建邮箱账号

方式:钉钉OA管理后台通讯录给钉钉号填写 企业邮箱 字段,支持手动添加或excel批量导入。

说明

此方式实现给钉钉账号分配企业邮箱,且邮箱侧会同步创建出对应的邮箱账号。

同步相关(同步前请仔细阅读)

重要

目的

解决阿里邮箱&钉钉企业用户在组织架构管理上,阿里邮箱&钉钉企业组织架构不一致的痛点。

实现只需在钉钉OA 后台上维护钉钉企业的组织架构(或者通过三方OA 保持跟钉钉OA 的同步),即可让阿里邮箱的组织架构保持同钉钉一致的场景。

同步策略须知

  1. 同步过程分为两步:

  • 钉钉&邮箱部门同步 :

1)除顶级部门外,同层级同名字的部门,认为是需要建立关联的部门;

2)通过同步excel触发同步时,钉钉和邮箱侧的部门相互补齐,如果两侧出现多出来其下没有账号的不需要的部门,请手动删除。同步excel上传同步完成后,后续同步以钉钉侧为准,即钉钉侧增删改部门会同步至邮箱侧,邮箱侧不会同步至钉钉侧 (不论之前同步选的基准是哪一侧)。

3)钉钉侧删除部门,如果邮箱侧对应部门下有账号,则邮箱部门不会同步删除。

  • 钉钉&邮箱账号同步 :

1)可以选择以钉钉为基准、以邮箱为基准。基准侧的员工所在部门不变化。非基准侧的员工所在部门会变化,保持同基准侧一致。

2)钉钉侧删除账号,邮箱账号默认冻结。

  1. 同步过程不会创建企业邮箱帐号,所以同步步骤的同步excel 中务必填写已存在的企业邮箱帐号,否则校验不通过无法完成同步。

  2. 同步步骤 excel 中修改员工所在部门,不会生效;修改工号、姓名等,生效;

  3. 无需同步的钉钉账号和邮箱账号请勿建立分配关系,也请勿通过同步excel填写企业邮箱地址并进行上传。

同步效果

  • 员工的企业邮箱帐号信息自动保持同钉钉员工信息一致,包括姓名、工号、职位、手机、部门;

  • 员工入职,在钉钉OA 后台上即可分配邮箱帐号,阿里邮箱会同步创建帐号,保持同钉钉侧一致的部门架构;

  • 员工离职,在钉钉OA 后台上操作员工离职,可选择冻结或删除邮箱帐号,并在钉邮上踢出企业邮箱帐号的登录;

  • 员工换部门,在钉钉OA 后台上操作员工换部门,阿里邮箱会同步移动员工企业邮箱帐号所在的部门,保持同钉钉侧一致的部门架构。

同步操作步骤

方式1. 邮箱管理后台升级钉邮的同步步骤中完成同步

重要

注意钉钉企业已经和邮箱域绑定后,邮箱管理后台就不会有升级钉邮的入口。请跳转至下方方式2访问同步链接完成同步。

  1. 邮箱管理后台 钉邮升级 的同步步骤中点击 前往设置同步

  1. 选择同步源,可以以钉钉通讯录为基准同步,也可以选邮箱通讯录为基准同步,建议选择架构完整的一侧。

  1. 下载完善同步excel后并上传完成同步。

重要

1)同步excel中无需同步的账号请从中删除。

2)同步步骤不支持更新已分配的企业邮箱,不支持填写邮箱侧未事先创建好的邮箱账号。

方式2. 访问同步链接完成同步

重要

1)钉钉企业已经和邮箱域绑定后,邮箱管理后台就不会有升级钉邮的入口。通过同步链接完成同步;

2)访问同步链接之前,请先在同一浏览器上登录postmaster邮箱账号。如未登录访问同步链接后会跳转至邮箱登录页面,需先登录 postmaster;阿里邮箱管理后台 3)请使用钉钉主管理员账号扫码。

  1. 访问同步链接完成同步。

2. 选择同步源,可以以钉钉通讯录为基准同步,也可以选邮箱通讯录为基准同步,建议选择架构完整的一侧。

3. 下载完善同步excel后并上传完成同步。

重要

1)同步步骤不支持更新钉钉账号已分配的企业邮箱,不支持填写邮箱侧未事先创建好的邮箱账号。 2) 同一手机号请勿对应多个邮箱,同一邮箱请勿对应多个手机号;

3)同步excel中导出的部门信息请勿修改;

4)无需同步的账号请从同步excel中删除;

4. 登录邮箱管理后台验证同步

1)查看两侧的部门是否同步;

2)查看账号是否同步,也可以尝试移动或新建钉钉帐号并填写 企业邮箱 字段,看帐号是否到了跟钉钉侧一样的部门下。

3)查看同步的字段是否完成同步;

4)邮箱管理后台,组织与用户-邮箱管理,会出现 服务邮箱 进入钉钉管理后台 的功能选项。

  • 服务邮箱:一般适用于只有邮箱帐号但是没有钉钉帐号的用户如公共帐号,所以此处服务邮箱是专门用于创建邮箱侧独立使用的帐号。

  • 进入钉钉管理后台:可以通过邮箱管理后台登录进钉钉管理后台。

用户端登录

移动端

情况一. 钉钉OA管理后台分配事先创建的邮箱

  • 登录

钉钉管理员后台分配企业邮箱后,用户在钉钉 协作 工作台 打开 邮箱 应用,根据弹出提示点击“使用此邮箱”,系统会默认选择后台分配的企业邮箱账号,直接输入密码进行登录。

情况二. 钉钉OA管理后台未分配事先创建的邮箱

  • 通知

钉钉管理员后台创建企业邮箱后,账号密码等信息将会以钉钉 工作通知 短信 的方式下发给用户,钉钉中的邮箱也能同时收到消息。

  • 登录

点击 邮箱消息 或 点击 邮箱应用 —> 点击 我知道了,可自动免密登录企业邮箱。

PC端

情况一. 钉钉OA管理后台分配事先创建的邮箱

  • 登录

打开钉钉中的 邮箱 应用。默认打开的是dingtalk邮箱,点击 邮箱管理 —>点击 添加账号 —> 系统会默认选择后台分配的企业邮箱账号,直接输入密码进行登录。

情况二. 钉钉OA管理后台分配未事先创建的邮箱

  • 通知

钉钉管理员后台创建企业邮箱后,账号密码等信息将会以钉钉 工作通知 短信 的方式下发给用户,钉钉中的邮箱也能同时收到消息。

  • 登录

点击 邮箱 应用即可看到被分配的邮箱已登录。

阿里云首页 阿里邮箱 相关技术圈