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如何开好每日站会

本篇文章我们讲讲如何利用日站会,更好地促进团队有效协作和聚焦,促进需求的顺畅流动和交付,同时及时地暴露问题和风险。

作者:舍卫|阿里巴巴集团技术专家

1、站会的目标

说到站会,人们最熟悉的是Scrum 站会,它的典型形式是团队围成一圈,依次回答三个问题:昨天做了什么?今天准备做什么?有什么阻碍或问题?通过站会,Scrum 团队成员了解其他成员的工作,从而更好地协作,达成迭代目标。

看板方法应用得当,可视化价值流实践执行到位,以上三个问题完全可以清晰地展示在看板上,所以没有必要再回答这些问题了。那站会的目标是什么呢?

回到研发效能本身的目标:顺畅和高质量地交付有用的价值。相应的,站也应该聚焦于价值(需求)的流动,而非个人工作。

2、站会的前提

在云效上搭建好需求工作流。如何搭建需求工作流,我们在需求管理篇第一步有讲到。

如果开好1云效看板示例

3、站会的组织形式

频次:每天(每个工作日),时长不超过 15 分钟,一般在早上,具体时间团队可根据实际情况调整;

三个相同:同一个团队在同一时间、同一地点在看板前进行站会,形成固定的节奏后,会变成团队的习惯;

协调人:团队成员围在看板前,由一位协调人来带领团队从右往左(⬅️)逐列走读看板;协调人可以固定,也可以轮流进行;

电脑:为了让站会更加聚焦和高效,负责投屏和记录的同学可以带电脑,其他人不要带电脑;

4、站会前:需求和任务的状态已更新

(1)团队已按照统一优先级的规范更新需求的优先级,辅助优先级,状态、期望日期等。

如何开好2

(2)开发同学按照实际情况更新需求和任务的状态(任务向需求对齐)。

•需求负责人负责协调把开发中的需求拆分成任务(如下图),并协调需求从开发完成、测试、直到发布完成为止;

•已拆分好的任务需指派到具体的开发同学,任务的颗粒度在1-2天的工作量,确保每天都有看得见的进展,及时暴露风险和问题;

•任务责任人在站会前已更新好任务的状态和截止日期;

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5、站会重点关注的信息

站会上不需要检视每一张卡片,本着“促进价值顺畅流动和交付” 的目的,我们要重点关注影响价值流动的问题和阻碍项,如下图所示,绝大部分问题会标记橙色或红色,可以很清晰地体现在看板上。

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瓶颈和队列:某个环节不顺畅时,需求积压形成队列,这就是瓶颈所在,瓶颈是站会第一重点关注点,因为系统的流量往往是由瓶颈决定,只有解决了瓶颈问题,价值才能顺畅地流动。看板上的表现就是某一列的需求卡片数量特别多。

关键的缺陷:缺陷会阻碍需求的流动,而且缺陷多容易出现需求积压,从而阻碍其他需求的流动。阻塞需求流动的缺陷需要及时解决,期待做到缺陷日清(缺陷发现后 24 小时内解决,甚至当天就解决),保持缺陷及时发现及时解决和关闭,让存量缺陷保持在低水位。站会时需要抽 1-2 分钟过一下整体缺陷的状况。

重点关注的需求:指涉及重点商业利益或风险的重点需求,需要重点凸显。

阻碍和问题:指因外部(如依赖)或内部(如设计缺陷)原因无法正常流动的需求。团队需关注被阻碍的需求,跟踪和推动问题解决,及时恢复它们的流动。看板上可以用红色的标签来标记

到期或即将到期的需求:部分需求有明确的完成时间要求,例如存在对外承诺的需求。如果它们即将到期或已经到期,就需要特别关注,以确保承诺的达成。看板上快到期的需求会用橙色凸显时间,已到期的需求会用红色凸显时间。

中断:指某个步骤供给不足,价值流出现中断,如上图中,“设计中”这列没有需求,此时上游队列需要尽快供给到该列。

未反应在看板上的问题:走读完看板,还需要问一个问题:“是否有问题和需求未反映在看板上?”。团队需要关注没有反映到看板上的问题,同时,团队和站会的协调人需要有意识地思考,这类问题是否应该反映在看板上,以提高可视化透明度和进展情况。

6、站会中:促进价值顺畅流动

站会上,团队按照"每日站会 6+1"从右向左检视各列,促进价值顺畅流动,同时要避免在一个问题上花费过长时间,耗时长的讨论要放在会后小范围进行。

15 人以内的团队,站会要能在 15 分钟内完成,在现实中,效果不好的站会,往往耗时会比较长。站会中讨论带来的变化,需即时更新到看板上,如有问题,也需要及时记录。

下图给出了站会中应该做到和应避免的问题:

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还需要明确的是,站会只是团队沟通的一个场景,更多的沟通要在平时和更小范围内发生,而不是过度依赖于站会。

7、站会后:信息透明,风险和问题跟进

站会需要达成的成果:

•看板已处于最新的状态,反映站会讨论的结果

•识别阻碍需求流动的问题,并现场解决或则安排会后跟踪的Action

•团队成员了解项目的整体进展和状态

•团队成员清楚工作的优先级

会后小范围讨论需要较长时间才能解决的问题。

总结:

•站会的目标是:促进团队有效协作和聚焦,促进价值顺畅流动和交付

•站会要以价值交付为线索,从右向左检视需求的状态,聚焦于发现和处理价值流动中的问题

•不应该依赖站会检查每个人的工作,价值交付的状态和问题应该已清晰的体现在看板上,良好设计和应用的看板是高效站会的基础

•更多的协作应该即时发生,不应该完全依赖站会来进行团队协作

一个好的站会,应该帮助团队了解整体的价值流动状况,促进有效的协作,并及时处理价值流动的问题,保障价值顺畅流动。

附1:站会Checklist:

•需求和任务的状态在站会前已更新;

•提醒带电脑同学合上电脑,只有投屏和做记录的同学使用电脑;

•从右往左检视各列,按照每日 6+1 类关注点进行;

•开发中的需求数量是否已超过卡片数量的限制;

•开发中任务是否向需求对齐;

•需求是否按照既定的流转规则进行流转;

•单独快速过一下缺陷的总体状况,保持缺陷库存低水位;

•记录要跟踪的问题和依赖项;

•会后小范围讨论遗留要解决的问题;

附2:站会中会碰到的问题

Q:在 Scrum 站会中,典型的形式是团队围成一圈,依次回答三个问题:昨天做了什么?今天准备什么?有什么阻碍或问题?为啥看板上不需要回答这三个问题了呢?

A:看板方法应用得当,可视化价值流实践执行到位,以上三个问题完全可以清晰地展示在看板上,所以没有必要再回答这些问题了,同时我们需要按照需求来组织站会,关注价值流动,而不是按人来组织站会。

Q:开发同学站会上讲了很多,可产品经理同学却听不懂,同时对需求的进展也不太清晰

A:按照 Scrum 的方式,回答三个问题,开发同学往往说的是技术实现和细节,产品经理自然会听不懂。需求作为价值是产品经理的输入,看板关注的是价值流动,不是任务的完成情况,需求的状态和问题可以很清晰地在看板上体现出来,同时在开发中的需求也会拆分成各端或各模块的任务,拉通技术各角色之间的协同。这样既可以看到价值的流动,也可以看到任务的进展和对齐,产品和开发同学都可以一目了然知道目前的进展与问题。

Q:为啥看板要从右到左检视各列,而不是从左到右检视呢?

A:从右往左,一方面体现价值拉动的方向,另一方面是为了更好地贯彻“暂缓开始,聚焦完成”的原则,让接近完成的需求尽快的完成,去发挥它该有的机制,而不是开始更多的需求开发。

Q:站会时间到了,但还有个别同学没有到,是等他还是不等?

A:团队需要共识此类事情发生的机制,避免这样的事情发生。当确实有个别成员迟到了,一般建议站会还要在固定的时间和地点进行,当然团队对于迟到可以自己的处理办法,譬如邀请迟到的同学给大家买水果吃等等。

Q:团队处于两地,甚至多地,站会如何开?

A:电子看板的好处就是便于异地开发,各地成员都打开看板页面,同时用电话会议的方式接入,进行异地站会。

附3:阿里研发效能部团队站会照片

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