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2、PM如何设计工作流和创建看板?

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团队应用看板方法的目标:顺畅、高质量地交付有效价值,看板的设计需要服务于这一目标,所以看板的设计,要真实和清晰的反映团队协作交付价值的过程,做到体现价值、反映协作和暴露问题。

作者:舍卫|阿里巴巴集团技术专家

看板设计可分四个步骤进行:

1、分析价值流动过程(工作流的分析)

2、选取可视化设计元素

3、用看板建模价值流动过程

4、如何在云效上配置工作流和看板

1、分析价值流动过程

分析价值流动过程是看板设计的基础。为了分析价值流,需要识别团队交付的价值类型,一般团队交付的价值类型包括业务需求、关联需求、改进类需求和其他任务,而往往业务需求占团队工作的比重比较大,这里围绕业务需求来设计工作流。

如下图所示,首先要确定的是价值流动所经历的主要工作步骤,如分析、开发、测试等,在图中用绿色方框表示;在这些步骤之间可能会发现明显的交接或等待,如计划后等待开始实现,开发完成后向测试移交等,在图中用红色方框表示。等待环节虽然没有具体的工作,却也占用了价值流动的时间,并可能产生积压,也需要识别出来。

看板1

2、选取可视化设计元素

看板设计使用可视化元素建模和反映价值流动过程。

队列

用户需求在某个状态停留会形成队列。停留的原因有两种,第一是工作正在被处理,如开发中和测试中等;第二是等待进入下一个环节,如开发完成和等待验收等。对应的,看板上的列也分为工作列和等待列。

如下图,典型情况下,看板上的工作列和等待列交替出现,需求从左至右流经各个列。

看板2

列的划分可细可粗,细的譬如可以把开发阶段分成设计、编码、自测和评审等,粗的譬如合并开发和测试阶段,统称为实现阶段。

具体细化到哪一个级别,依赖于两点:其一,工作是否会在该阶段显著停留,其二,使用者是否需要特别关注这些阶段。

另一个问题是从哪个阶段开始,到哪个阶段结束。理论上,端到端的看板应该从用户的问题开始,到用户的问题被解决结束,形成业务闭环。而实际应用中,团队可以从自己能影响到的局部流程开始,并随着时间的推移,再寻求向上游和下游延伸,以促进整个组织的协作和需求端到端的顺畅流动。

以阿里内部某全功能研发团队的实践为例,看板的起始阶段是”已选择”,正常终止状态是”已发布“

确定了看板的起止阶段后,就可以根据团队的情况设置中间的各阶段了。

工作项

在看板上流动的基本单元包括业务需求、关联需求、改进类需求和其他任务,这里的其他任务一般包含开发任务和测试过程中发现的缺陷,所有业务需求、开发任务和缺陷都会在看板上进行流动。

3、用看板建模价值流动

在前面两步的基础上,我们可以设计团队的看板了,看板的设计过程是综合选取价值流动过程和可视化元素,即可建立可视化的看板。

如下图所示,是在云效上建立的看板,需求的阶段包括待处理(需求池)、已选择、分析中、就绪(待开发)、开发中、待测试、测试中、待发布和已发布

看板5

这里有两个阶段需要特别说明一下:

已选择:由业务方和开发团队代表共同完成,清晰要解决的问题和要达成的目标后,并通过可行性分析,按优先级放入已选择队列。

就绪(待开发):就绪队列在研发团队正式开始开发之前,是研发团队的输入队列,其意思是需求已准备好了,处于可以开始开发的状态,比如:用户的需求已清晰,团队理解了用户的需求,相关的依赖和关联关系已经确认等。就绪队列也是研发团队与其上游产品团队的交接点,是看板系统设计的必选项。

4、如何在云效上配置工作流和看板

我们以在云效上建立以”Scrum敏捷交付空间“为模板的项目为例:

说明

立即体验:云效项目协作Projex

4.1 创建Scrum敏捷交付空间

在云效顶部导航右上角点击「新建项目」创建项目,选择 Scrum敏捷交付空间」,填写项目名称、公开性、项目编号等信息。

1-1项目图.png

项目空间默认配置了需求管理、任务管理 、迭代管理 、度量服务 、工时统计、缺陷等模块。

1-2项目说明.png

4.2 搭建需求工作流

需要设置需求、缺陷和任务的工作流,这里重点讲需求工作流的配置,缺陷和任务使用默认的工作流即可。如下图所示,我们先在云效上搭建需求流转的整个工作流,展现需求从收集到发布的全流程。

产品如何进行需求管理1

我们推荐的需求工作流是:

待处理->已选择->分析中->就绪(待开发)->开发中->待测试->测试中->待发布->已发布

  • 待处理:一般指需求池;

  • 已选择:从待处理中选择出确定要做的需求,但还未做具体的分析和设计;

  • 分析中:对需求的使用场景、技术可行性、业务价值和效果进行澄清,撰写产品PRD;

  • 就绪(待开发):需求已澄清,只要有开发资源,就可以进入开发中;

  • 开发中:开发资源已就位,依据需求进行代码特性开发;

  • 待测试:需求已开发完成,只要有测试资源,就可以进入测试中;

  • 测试中:测试资源已就位,依据测试用例进行测试;

  • 待发布:需求已经过验收和测试,满足可发布的条件,等待发布;

  • 已发布:需求已发布上生产环境,用户可见。

加餐 :需求工作流这样设置有什么好处?欢迎学习「阿里巴巴研发效能提升36计:照亮问题,效能提升从可视化交付过程开始」

  • 设置需求工作流的入口:如下图所示,进入项目中,点击左下角的image.png进入设置页面。点击工作项-需求,选择某一类需求进行工作流的设置。

image.png
  • 在工作流设置页面,添加或删除工作项状态,调整工作项状态流转顺序。按照上述所推荐的需求工作流,在页面上设置如下图所示:

image.png
  • 通过设置工作项状态流转规则,规范需求管理流程。如下图所示,当需求的使用场景、技术可行性、业务价值和效果已被澄清清楚,进入排期后,需求状态需要从「分析中」流转到「待开发」,此时产品经理需要和研发确定计划完成时间,并由产品经理进行状态流转操作。

image.png

还会存在,一个产品需求被拆分成若干个子产品需求或者任务的情况,通过设置关系对象流转规则,规定当产品需求的子工作项均为待开发状态时,该产品需求才可以从「分析中」流转到「待开发」,避免出现由于子产品需求或者任务拆分过多,造成遗漏导致需求分析不完善的情况。

image.png

4.3 配置看板视图

如下图所示,将需求页面切换为「看板」视图,配置成所需要的看板视图。

image.png

总结

可视化价值流动是整个团队协作交付价值的基础,团队根据各自上下文,提供不同的服务,交付不同类型的价值,价值流动过程也不同,看板系统设计必须从分析团队具体的价值流开始,选择和应用最合理的视觉元素,设计出适合团队自身的云效看板。

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