完成小Q报告的创建和编辑后，您可以对报告进行查看、收藏、预览、发布、分享等操作，并对已生成的报告进行分类管理、权限管理等。本文为您介绍如何对小Q报告进行管理。
前提条件
已完成小Q报告的创建。
收藏
在小Q报告编辑页，当您想要收藏当前小Q报告时，您可以单击导航栏左上角
图标，进行收藏；若您希望取消该报告的收藏，您可以再次单击
图标即可取消收藏。
您也可以在小Q报告列表页上，单击目标小Q报告的图标进行收藏。
抢锁编辑
当您在协同授权中为其他用户开启报告的编辑权限后，若多人同时参与编辑同一份报告，系统将启用抢锁编辑机制，确保同一时间仅有一位用户可对报告进行修改操作。此时您可以通过报告编辑页面的编辑锁（
）图标查看当前报告的锁定状态，判断该报告是否正在被其他用户编辑。
当编辑锁图标处于开启状态时，表示报告的编辑状态已被您锁定，当前仅您可编辑该报告。
当编辑锁图标处于关闭状态时，表示当前报告正在被他人编辑。您可以通过页面顶部的提示信息查看他人最近编辑的时间，判断对方是否仍在活跃编辑中。若确认对方已完成编辑操作或无需继续等待，可点击编辑锁申请抢锁。抢锁成功后，编辑锁将切换为开启状态，您即可对报告进行修改操作。
在协同编辑过程中，若需要在报告内插入图表资源，请注意以下限制：
在编辑报告时，只能插入当前编辑者本人有访问权限的图表。例如：成员A授权成员B协同编辑报告，在成员B的编辑过程中，只能插入自己有访问权限的图表。
图表插入报告后，其内容将对所有协作者可见。例如：成员A在报告中插入了仅自己有访问权限的图表，并授权成员B协同编辑。此时成员B在抢锁成功后可正常编辑报告，并查看到成员A插入报告的图表组件内容。
因此，当您邀请他人协作时，请提前确保当前报告内引入的资源内容对协作者属于可见内容，不包含不可与他人共享的敏感或受限数据。
对报告进行数据更新时，系统将重新校验当前编辑者在所有图表组件中的数据查询权限。若无权限，系统将出现报错提示，后续该组件将仍保留在报告中，但无法加载最新数据。例如：当成员B持有编辑锁并尝试更新整个报告的数据时，对于成员A插入但成员B无权访问的图表组件，系统将报错提示「当前组件您暂无数据查询权限」。
更新数据
在小Q报告编辑页，当您需要定期更新数据以满足各类周期性汇报及报告产出诉求时，例如，您创建的故障监控月报需要在每个月底更新一份数据，您可以使用更新数据的功能来快速实现这一过程。您只需单击导航栏上的更新数据按钮，即可查看报告的最新数据。
更新数据后，将会对报告内有动态数据引用的内容进行数据更新，包含仪表板图表、智能问数结果、与数据解读，请重新确认生成内容。
如果您的报告是基于数据集一键生成的，那么您可以在报表内容更新提示弹窗中进一步设置数据更新的模式。
支持选择部分更新组件或全量更新两种模式。
部分更新组件：仅更新报告内动态数据引用的内容，包含插入的仪表板图表、智能问数结果与洞察分析。
全量更新：将基于当前报告引用数据集的最新数据重新生成一份报告，原有编辑内容将被全部更新。
说明报告进行全量更新时，执行过程将在当前页面右侧自动展开。此时当前报告页面中的配置内容不可操作。
如果您在更新过程中，点击了停止生成按钮，确认后报告会退回到更新前的版本。
当您在更新过程中不小心关闭了执行过程面板，可以通过点击更新提示条中的
图标再次打开。
更新完成后，如果关闭了执行面板，您也可以从引用资源面板内部的创建过程中查看到当前报告的历史创建过程。
预览
在小Q报告编辑页，当你想要查看报告的预览效果时，您可以单击导航栏中的预览按钮进行预览。
在预览状态下，单击导航栏中的继续编辑，可重新进入报告编辑页。
归档
当您想要基于当前报告内容，生成一份固定不变的版本存档，以应对需要长期留存关键分析结论、锁定决策依据、进行不同时间点下的多版本对比，以及确保历史数据可追溯的场景时，您可以在小Q报告的预览页中使用归档功能，将当前所见报告保存为一份不可编辑的纯静态文本内容。归档后的报告将以独立副本的形式存储，后续其内容固定不变，不会随着原始报告的数据更新、内容调整而变化。具体操作步骤如下。
该功能仅对已购买小Q报告服务的用户开放，试用用户暂不可使用。
每位用户对同一份报告最多可归档100次，超出后将无法继续创建新归档。
通过公开分享链接访问的报告预览页中，不可进行归档操作。
在报告列表页面中，将鼠标悬浮至目标报告并点击预览。
点击报告预览页顶部工具栏的
图标，选择下拉列表中的归档。
在归档小Q报告弹窗中，展示了当前报告的名称及创建者信息，您还需要在此配置报告归档后的归档名称与存储位置。
归档名称：归档报告的名称。系统将默认按照「报告名称_归档_YYYYMMDD_HH_MM_SS」的格式自动生成名称，您可以根据实际业务意义自定义修改，以便于后期快速识别归档报告的用途及版本信息。
位置：存放归档报告的目录位置。默认保存至根目录，点击下拉框可按需选择已创建的文件夹，实现按部门、项目或主题分类存储归档报告。
点击确定即可基于当前视图内的报告生成归档内容。归档成功后您可以通过点击提示消息中的查看归档记录（①），或通过点击更多列表中的查看归档记录（②），跳转至归档记录页面。
说明能在更多列表中选择到查看归档记录的前提是，已基于当前报告做过归档操作。
在归档记录页面中，展示了当前报告的原始版本及所有归档版本，您可以在此进行以下操作。
① 搜索：在搜索框中输入归档名称的关键字，快速定位某一归档版本。
② 排序：将所有归档版本按照最新或最早的时间顺序进行排序。当选择最新时，系统将按归档创建时间从近到远排列，即最近一次归档的版本排在最前面；当选择最早时，系统将按归档创建时间从远到近排列，即最早创建的归档版本排在最前面。
③ 版本切换：在左侧归档列表中切换不同版本，实现多版本内容的快速查看和对比。
④ 内容操作：对于归档记录中的文本内容，支持选中文本进行复制，但不支持编辑操作。
⑤ 退出归档记录：点击后即可返回原始报告预览页，结束归档查阅。
完成报告归档后，您可以在报告列表页我的归档页签下查看到已创建的归档报告。
鼠标悬浮至该报告并单击图标，在选项列表中选择查看原始报告，即可跳转至该归档报告所对应的原始小Q报告预览页面。
您也可以在归档报告的预览页中跳转查看原始报告。
导出
您可以在小Q报告的预览状态下使用导出功能，将制作的报告以图片、PDF、Word文件的形式下载至本地，以应对存档备查、汇报演示及跨部门分享等办公场景。具体步骤如下。
通过以下任一入口进入报告的预览状态，并使用导出功能。
入口一：在报告编辑页点击右上角预览按钮，在跳转预览页中点击页面右上角
图标，并选择下拉列表中的导出操作。
入口二：在小Q报告功能页中找到需要导出的报告并进入其预览页，点击预览页右上角导出按钮。
在导出弹窗中进行相关配置，关于各配置项的说明如下。
说明能导出报告的前提是：
已在组织管理后台的数据安全 > 导出控制中开启了允许导出设置。
您拥有当前报告的导出权限，即：您是报告的创建者，或报告创建者已授予您查看并导出报告的权限，具体授权说明可参见协同授权。
不同预览入口下的导出逻辑不同，具体说明如下：
入口一：在编辑页的即时预览状态下执行导出操作时，将直接导出当前报告的内容，所见即所得。
入口二：在预览页执行导出操作时，将导出最近一次发布的报告内容。例如：报告已经发布过，但存在已保存未发布的新内容，此时将导出最近一次发布的报告版本，而不是最新保存的内容。因此建议您先将新内容发布后再操作导出。
配置项 | 说明 |
导出名称 | 导出文件的名称。 此处名称为系统根据组织管理后台导出控制中设置的名称规则默认生成，支持手动修改。但当导出渠道中设置了可导出到服务端，且勾选了导出名称用于服务器储存时，名称将不可修改。如果您需要修改导出文件名称的生成规则，请联系组织管理员操作，具体操作说明可参见导出名称。 |
文件格式 | 导出文件的格式类型。 小Q报告支持导出为图片、PDF及Word类型的文件，但此处具体可选的文件类型由管理后台导出控制中的导出格式设置决定，例如：导出控制中只勾选了图片和Word，那么此处就只能选择导出为图片或Word。具体操作说明可参见导出格式。 说明
|
导出渠道 | 报告文件的导出渠道。 小Q报告支持导出到本地或OSS，但此处具体可选的渠道由管理后台导出控制中的导出渠道设置决定，例如：导出控制中只勾选了服务端，那么此处就只能选择导出到OSS服务端。具体操作说明可参见导出渠道。 |
完成配置后，点击确定按钮即可导出当前报告。
保存
在小Q报告编辑页，单击导航栏中的保存按钮，可以保存当前小Q报告。
首次保存时，您可以①自定义报告名称并选择保存的位置；②设置是否开启自动保存；③设置数据权限；④单击确定后成功保存当前报告。
数据权限开启后，报告中开启动态引用的图表、问数与洞察结果将会根据每个查看者的行列权限重新取数生成。具体使用场景及效果请参见数据权限。
保存并发布
在小Q报告编辑页，单击导航栏中的保存并发布按钮，可以保存并发布当前小Q报告。发布后，有查看权限的用户可以预览该报告。
重新发布
在小Q报告编辑页，单击导航栏中的重新发布按钮，可以将已发布并经过修改的小Q报告重新发布，此时，查看者将能够获取报告的最新内容。
分享
在小Q报告编辑页，您可以单击导航栏中的分享按钮，将小Q报告分享给他人。
您也可以在小Q报告列表页上，单击目标报告的
图标并选择分享，将小Q报告分享给他人。
分享方式支持私密链接和公开链接分享。
私密链接：单击链接框右侧按钮复制链接，可以将链接发送给其他有查看权限的用户或通过其他分享方式分享给钉钉、飞书及企业微信已绑定应用的用户。
公开链接：开启后，所有获得分享链接的人都可查看内容。
您可以结合数据权限的设置，将分享方式应用于不同的使用场景，具体请参见数据权限。
另存为
在小Q报告编辑页，当您需要复制当前小Q报告时，您可以单击
图标，选择另存为来实现。
在另存为小Q报告的界面中，您可以①自定义报告名称并选择保存的位置；②设置是否开启自动保存；③设置数据权限；④单击确定后成功保存当前报告。
数据权限开启后，报告中开启动态引用的图表、问数与洞察结果将会根据每个查看者的行列权限重新取数生成。具体效果请参见数据权限。
自动保存
在日常编辑报告时，可能会因为误关闭浏览器、网络中断等异常原因导致未保存的报告内容丢失。此时可以通过开启自动保存功能，实现在无需手动操作的情况下，使系统每隔5分钟自动对比当前内容与上次保存结果是否存在差异，如有则触发自动保存机制，以此避免因意外中断导致的工作成果丢失，确保编辑者在重新进入报告时可恢复至最近一次自动保存的进度。
页面样式
在小Q报告编辑页，单击图标，选择页面样式，可进入页面样式的配置界面。具体请参见样式配置。
数据权限
当需要查看公司内部个人业绩相关的敏感信息，例如各产品线和大区负责人所能访问的数据范围需要受到限制，即团队领导仅能查看其自身团队的数据，每位员工也仅能查看个人的数据时，您可以通过数据权限进行有效管控。
设置入口：
您可以在小Q报告编辑页，单击
图标，选择数据权限，并根据使用场景勾选“根据查看者权限生成数据结果”，单击确定后数据权限生效。
您也可以在首次保存或者另存为时进行设置。
设置效果：
数据权限开启后，报告中开启动态引用的图表、问数与洞察结果等将会根据每个查看者的行列权限重新取数生成，实现千人千面的效果。
数据权限未开启时，报告中的图表组件、问数与洞察结果等将会按照报告创建者最后发布时的数据进行静态展示。
场景应用：
您可以根据不同的使用场景，结合分享方式进行组合设置，例如：
个人周报/月报进展：在向上级领导汇报时，精简工作内容能够使领导从管理层面更迅速地掌握各项事务。因此，从这一角度来看，无需进行权限要求，因为领导们关注的内容是相对固定的。此时，您可以选择不开启数据权限，并进行公开链接进行分享，以实现静态报告的公开共享效果。
不涉及敏感数据的专题报告：例如，对于产品使用分析报告，其内容一旦分享出去便是固定的，无需进行权限管理。在这种情况下，您可以选择不开启数据权限，并通过公开链接进行分享，以实现静态报告的公开共享效果。
团队销售进展报告：公司内部涉及个人业绩的敏感信息，例如各产品线和大区负责人所能访问的数据范围，均受到严格限制（团队领导仅能查看其自身团队的数据，而每位员工仅能查看个人的数据）。在此情况下，您可以启用数据权限并进行私密链接分享，以防止数据泄露，并实现个性化的权限管理效果。
全局参数
全局参数为报告提供了一个标准化的参数传递入口，它允许外部业务系统通过它传递参数，并被报告中多个与全局参数相关联的组件（包括：报告中引用的图表、归因组件）共同读取和响应，从而实现将外部传参生效至报告内部组件，控制组件数据展示结果的效果。
当您需要根据外部业务参数动态调整报告中引用组件的数据内容，例如：需要将时间参数传递并生效至报告内部的归因组件中，从而通过注入不同的时间参数，查看该时间下对应销售数据的归因分析内容。您可以在小Q报告编辑页面单击图标，选择全局参数，并在全局参数配置弹窗中进行以下配置。
区域 | 描述 |
① | 全局参数配置入口。 说明 您需要首先保存了报告，才能进行全局参数配置。如果报告未保存，配置入口将处于置灰不可点击状态。 |
② | 设置全局参数名称。命名规则如下：
您可以单击 |
③ | 选择当前全局参数关联的对象，支持关联插入到报告中的图表及归因组件。
说明
|
④ | 参数设置。
|
图标，新建多个全局参数。
图标查看该组件所归属的数据集，并按需选择归因组件中接受全局参数传值的字段。被关联的归因组件，后续接收到外部注入全局参数的条件值后，会根据条件值自动调整并生成对应的归因分析内容。关于在报告中插入归因组件的操作说明，请参见为了保证参数的有效性，全局参数的配置过程中是实时检测的，一个参数出现冲突时，所有全局参数都无法保存。
全局参数配置的过程依赖当前报告的内容，报告出现变更可能会导致已经配置的全局参数注入失效，因此建议每次报告变更后复查全局参数的配置是否有效。如果全局参数的配置出现冲突时，请根据提示调整对应参数的内容。
下线
在小Q报告编辑页，单击图标，选择下线，可以把已发布的小Q报告进行下线处理。下线后，其他用户将无法查看，仅支持创建者查看和编辑。
您也可以在小Q报告列表页上，单击目标报告的图标并选择下线。
小Q报告列表页操作
在小Q报告列表页，支持查看您有权限的全部报告，包括我创建的、授权于我的和我的归档，并可以进行搜索、筛选、排序等操作。
搜索
您可以通过搜索报告名称，快速定位到您想要查找的报告。
筛选
选中筛选图标（
）即可在当前页签下唤起筛选框，对该页签下的报告进行筛选操作，方便缩小展示范围，更快速地查询到符合条件的报告。
不同页签下均可仅显示我的收藏，但具体可配置的筛选项不同。若已在某一页签中配置了筛选条件，在切换至其他页签时，系统将自动识别是否存在相同的筛选项，若有则将会沿用此前已设置的筛选值，从而减少重复操作。
排序
通过设置排序方式，优先展示您想要看到的报告。
支持按照名称、创建者、修改者、创建时间和修改时间进行排序。
支持保留文件夹结构。勾选后，文件夹结构保留；不勾选时，文件夹不展示，仅展示文件夹里面的报告。
新建
支持新建空白报告和新建文件夹。
授权与我页签下不可进行新建空白报告和新建文件夹操作。
单击新建空白报告可创建一个空白的报告，您可根据需要编辑文字内容、插入已有图表、使用智能问数等功能，具体操作请参见小Q报告创建。
单击新建文件夹，输入文件夹名称后单击确认，即可完成文件夹的创建。
报告外围操作
在小Q报告列表页上，将鼠标悬浮至某一卡片，即可唤起该报表的编辑入口（
）、预览入口（
）、更多功能入口（
），您可以按需进行以下操作。
操作项 | 说明 |
编辑 | 进入小Q报告编辑页面。 说明 报告的编辑入口仅在您拥有该报告编辑权限时显示，具体如下：
|
预览 | 进入小Q报告预览页面。 |
重命名 | 对小Q报告重新命名。
|
分享 | 您可将小Q报告通过私密链接或公开链接的方式进行分享。具体请参见分享。 |
协同授权 | 在协同授权弹窗中，您可以将当前报告的查看权限、导出权限及编辑权限按需授予他人，相关配置信息说明如下。
|
查看归档记录 | 若当前报告已进行过归档操作，选项列表中将会显示查看归档记录入口。点击即可跳转至归档记录页面，查看基于当前报告所创建的所有归档版本。 对于生成的归档报告，可在其选项列表中选择前往原始报告，跳转至原始报告的预览页。 |
移动到 | 将报告移动至根目录或其他文件夹中。
|
下线 | 下线报告。 下线该报告后，其他用户将无法查看，仅支持创建者查看和编辑。 |
删除 | 删除报告。 说明 仅当报告处于下线状态时，才支持删除操作。 |
收藏 | 单击小Q报告的
|
）图标，即可按照权限类型的维度，快速筛选出具有相同权限类型的用户。
）图标，即可快速切换当前用户被授予的权限类型。其中，私密状态下仅报告创建者可拥有编辑权限，如果需要为组织内指定成员授予编辑权限，需切换至指定成员状态。
）图标，即可移除对应用户的授权。
文件夹操作
在小Q报告列表页的文件夹卡片上，您可以单击右侧的图标，进行以下操作：
仅当排序方式里勾选了保留文件夹结构时，才会显示文件夹卡片。若您无法查看文件夹卡片，请在排序方式中确认是否已勾选保留文件夹结构。
操作项 | 说明 |
新建报告 | 新建一个空白报告，具体操作请参见小Q报告编辑。 |
新建子文件夹 | 在当前文件夹下新建一个子文件夹。 说明 文件夹最多支持5级目录。 |
重命名 | 修改文件夹名称。 |
移动到 | 将文件夹移动至根目录或其他文件夹中。
|
删除 | 删除文件夹。 说明
|
报告订阅任务
您可以通过Quick BI的订阅推送功能，将报告以截图、链接或数据附件的形式，按照预设的时间周期自动发送给指定的接收人，让报告查看者无需登录平台后再手动打开报告，即可便捷地获取最新报告内容，及时了解业务动态、数据波动或异常情况。具体操作说明如下。
小Q报告为增值模块，需购买后才可创建报告的订阅任务。
同一组织内最多支持创建100个小Q报告订阅任务。
鼠标悬浮至顶部导航栏
图标，点击企业应用中的订阅管理。
点击订阅管理页面中的新建订阅任务，在新建任务弹窗中配置相关信息。关于各配置项的详细说明，请参见创建订阅任务。
点击确定，完成订阅任务创建。
说明订阅消息中所展示的报告内容，将遵循报告本身配置的数据权限策略，具体表现如下：
如果报告中开启了动态数据权限，那么订阅任务在执行时，系统将依据订阅任务创建者在该时刻的数据权限，生成相应的报告内容并推送。因此在接收者收到的订阅消息中，展示的是订阅任务创建者所能访问的数据视图，而非接收者自身的权限范围。
例如：成员A创建了一个每日8点推送的日报订阅任务，则系统会在每日8点依据成员A的数据权限生成对应的日报内容并推送，所有接收人收到的订阅内容即为基于成员A权限生成的数据结果。
如果报告中没有开启动态数据权限，那么订阅任务在执行时，不会根据订阅任务创建者的数据权限调整报告内容。因此无论该订阅任务由哪位用户创建，所有接收者收到的订阅内容均一致。
报告使用权限
默认情况下，组织管理员在用户管理界面中添加了某一用户后，无论该用户的用户类型是开发者、分析师还是访问者，都能使用小Q报告功能。在此基础上，如果组织对功能使用权限存在特定管理需求，需要限制部分成员使用小Q报告的能力，可以在自定义角色中配置小Q报告的使用权限，通过角色分配实现对指定用户的报告使用控制。
若当前角色取消了小Q报告的勾选，则被分配了该角色的用户将无法使用小Q报告的相关功能。具体操作说明请参见角色管理。
