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企业财务经营管理解决方案

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一键部署

您可以通过本文档快速完成上云规划以及了解企业财务经营管理全链路,实现多组织跨部门的高效管理,云服务的精细化管理,经济型使用。

引言

在数智化转型的背景下,全球的企业上云步伐不断加快,越来越多的线下业务场景迁移上云。随着云上业务体量和业务场景复杂度的增加,许多企业的多组织跨部门管理效率,精细化管理质量,以及云上成本面临挑战。

本文档围绕用户上云的关注点“高效用云”“经济用云”,介绍了阿里云-用户中心提供的一些实用的解决方案,包括但不限于账号管理,分账管理,预算编制,预实分析与预警,合同权益与优惠管理,资金管理,订购交易,费用管理,发票管理以及成本优化等相关服务。

您可以通过本文档快速完成上云规划以及了解企业财务经营管理全链路,实现多组织跨部门的高效管理,云服务的精细化管理,经济型使用。

实用的解决方案

您可以根据具体的业务场景来选择适合的解决方案:

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  • 基础型:适用于单个业务上云。

    • 通过基础型解决方案,您可以快速了解如何通过控制台完成基础的采购流程,比如,注册账号,充值,购买,查询账单,索取发票等。

  • 进阶型:适用于多个业务(或项目)上云。

    • 通过进阶型解决方案,您可以轻松完成上云的账号规划,包括:多组织跨部门的批量高效管理、云上业务的精细化管理。

    • 同时对于您已完成的账号规划,您还可以快速实现全链路企业财务经营管理,包括:合理的预算设置、关键指标的预测、监控预警、成本的分析统计以及优化。

  • 自服务:适用于业务上云过程中需要自服务的场景。

    • 通过自服务解决方案,您可以快速了解系统提供的个性化定制能力以及DIY能力,比如,您可以通过合并或拆分业务账号以及服务主体来个性化定制您预期的账单内容,以及通过SQL语句秒级分析您的云上成本,还可以通过《账单域API使用手册》等API方式将系统能力整合到您本地的业务系统。

解决方案一:基础型

适用于单个业务上云;通过本章程,您可以快速了解如何通过控制台完成基础的采购流程,比如,注册账号,充值,购买,查询账单,索取发票等。

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1 注册账号开始您跟阿里云的合作

(1)访问阿里云账号注册页面

(2)选择适用的账号注册(PC端)

2 充值及完成您的购买

(1)访问充值页面,选择充值操作指引

(2)访问下单页面,选择要购买的产品或服务;

(3)支付您的购买。

3 查看或下载您的账单

(1)访问账单页面

(2)查看或下载您的账单

4 索取您的发票

(1)访问发票页面

(2)发票申请

解决方案二:进阶型

适用于多个业务(或项目)上云;通过本章程,您可以轻松完成上云的账号规划,包括:多组织跨部门的批量高效管理、云上业务的精细化管理。基于您已完成的账号规划,您可以快速实现全链路企业财务经营管理,包括:合理的预算设置、关键指标的预测、监控预警、成本的分析统计以及优化。

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1 做好上云的账号规划

您可以基于对业务的管控诉求做好上云规划,选择使用多账号或者共用1个单账号来完成阿里云上的企业财务经营管理全链路。

您也可以基于业务场景组合使用多种解决方案,来灵活的完成账号规划,比如1个主账号下部分业务使用财务管理方案,部分业务使用财务托管方案,部分业务使用财务单元分账方案。

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对业务的管控诉求一般有以下场景:

场景1 “财务管控机制”不可共用/复用:如果您拥有多个业务(或项目),同时希望对指定的业务做独立的财务管控,比如,此业务的预算以及“停/复机管控机制”要与其他业务完全隔离;

那么您可以创建多个账号,每个账号放1个业务,并将账号之间建立为财务管理关系;

您可以通过跨账号财务管理解决方案下丰富的批量管理工具,实现独立管控诉求下的1个主账号批量运维多个子账号的高效用云。

场景2 仅“财务管控机制”可共用/复用:如果您拥有多个业务(或项目),每个业务之间需要IT资源隔离,但财务管控上并不需要精细化到每个业务,比如,您希望所有的业务先做合并,合并后做1个总预算以及对总可用额度做停/复机管控;

那么您可以创建多个账号,每个账号放1个业务,并将账号之间建立为财务托管关系;

您可以通过跨账号财务托管解决方案,省去对单个业务的管控配置实现合并管控,且可以实现一定程度的跨账号综合使用量,兼顾了高效用云和经济用云。

场景3 “财务管控机制”以及“IT资源”均可共用/复用:如果您拥有多个业务(或项目),每个业务所消耗的IT资源通过IT架构的调整就可做到跨业务复用/共用,所有的业务做合并后的财务管控;

那么您需要评估是否能接受在IT资源复用/共用下产生的公摊费用,如果不能接受公摊费用,建议您参考场景2的跨账号财务托管解决方案;

如果能接受公摊费用,那么您可以创建1个账号,所有业务共用此账号;

您可以通过单账号财务单元分账管理解决方案,将每个业务的费用区分清楚,对于未标记/不可标记的资源费用或指定费用按照自定义的公摊规则进行重新拆分,并可建立复杂组织架构下的费用层级关系,从而实现经济用云。

多组织跨部门的批量高效管理解决方案

您可以通过多组织跨部门的批量高效管理解决方案财务管理解决方案实现独立管控诉求下:1个主账号批量运维多个子账号的灵活高效用云诉求;

您还可以通过多组织跨部门的批量高效管理解决方案财务托管解决方案实现合并管控诉求下:省去对单个业务的管控配置,且可以实现一定程度的跨账号综合使用量诉求。

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1.1 跨账号财务管理解决方案

在财务管理关系下,主子账号之间财务数据和IT资源均为账号级别的隔离,子账号拥有自己账号下的所有数据和管理权限,子账号可以独立完成所有的工作,主账号仅在双方成功建立对应管理权限的前提下,且必须通过设置相关信息后,才能完成批量管理子账号的工作。财务管理关系下,您可以实现以下子场景:

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子场景1:共享优惠

跨账号享受同样的合同优惠权益。

您可以访问财务关联页面,在建立财务关系时,选择“允许同步优惠给关联账号”权限来实现。

重要

仅支持在主子账号实名认证信息一致的条件下实现“同步优惠”权限。

子场景2:共享信控

共享信控支持主账号将自己可分配的信控额度划拨给子账号,以此实现跨账号享受同一笔信控赊销额度,同时保证了主子之间首页板块与导航的独立性。

您可以访问财务关联页面,在建立财务关系时,选择“允许同步信控身份给关联账号”权限来实现,主账号将自己可分配的信控额度划拨给子账号,子账号即可使用。

重要

仅支持在主子账号实名认证信息一致的条件下实现“同步信控”权限。

子场景3:轻松管钱

在一个账号内管理其他所有账号的充值,现金,代金券,信控等各类资金。

您可以访问统一账户页面实现。

子场景4:轻松付款

在一个账号内完成跨多个账号的合并付款。

您可以访问统一结算页面实现。

子场景5:统一账单

在一个账号内获得其他所有账号的账单,也可以将多个账号的多份账单合并为一份账单。

您可以访问账单页面,通过筛选主子账号实现。

子场景6:统一发票

在一个账号内获得其他所有账号的发票,或者在一个账号内将多个账号的多张发票合并为单张发票。

您可以访问发票页面,通过筛选主子账号实现获得其他所有账号的发票。

您可以访问统一结算页面,通过合并发票实现在一个账号内将多个账号的多张发票合并为单张发票。

您可以通过以下操作步骤来建立财务管理关系:

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  1. 创建账号:您需要为企业创建一个管理账号,管理账号负责管理所有成员账号的财务服务,比如支付费用,开具发票等。参考上文 注册阿里云账号

  2. 建立“财务管理”关系:您需要添加其他账号作为成员账号,发起邀约的账号为管理账号(也叫主账号),接受邀约的账号为成员账号(也叫子账号);您可以直接邀约存量账号,还可以通过财务关联-创建关联账号来快速创建新账号作为成员账号。通过财务关联创建成功的子账号,系统会沿用主账号的实名认证信息,无需审核,自动认证成功。

  3. 权限配置:您需要为主子账号进行财务管理权限配置,选择财务关联

1.2 跨账号财务托管解决方案

您可以通过跨账号财务托管解决方案,省去对单个业务的管控配置,且可以实现一定程度的跨账号综合使用量,兼顾了高效用云和经济用云。

在财务托管关系下,主子账号之间的IT资源为账号级别的隔离,但是子账号下产生的所有财务数据会自动归属给主账号管理和拥有,具体为:托管子下单支付时会自动享受主账号的合同优惠,期间子账号产生的费用,发票,结算,还款都自动归属主账号,只需要主账号跟阿里云进行财务相关对接即可,同时通过适当的配置可以实现部分IT资源跨多个账号的综合使用量合并计费。

重要

财务托管的核心逻辑:

  • 资金:托管子支付的交易自动扣主账号的钱,哪怕子自己有钱,也不会扣子的,为避免子自己充值的钱无法使用而造成闲置浪费,您可以申请原路退回,参考提现流程。

  • 合同优惠:托管子自动享受主的优惠。

  • 账单:托管子不会产生可用于结算的账单,交易支付产生的需要结算的账单都自动生成在主账号;主账号可以在账单报表中通过Owner账号信息区分各个托管子信息。同时为了方便托管子自己做账单分析,托管子登录状态下也可以看到与主账号一样的账单明细数据。

  • 发票:托管子不会产生发票,交易支付产生的发票都自动生成在主账号。主账号可以在开票时通过选择Owner账号来开具各个托管子消费对应的发票。

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财务托管关系下,您可以实现以下子场景:

子场景7:综合停/复机

每个账号下业务的停/复机管控合并在一个固定账号下,以共享资金。与单个账号下停/复机管控相比,综合停/复机可以降低管控的复杂度。

您可以访问财务关联页面,在建立财务关系时,选择 “财务托管”来实现。

子场景8:综合使用量

每个账号下各自产生的业务使用量合并在一个固定账号下,以共享保底折扣、预留实例折扣和 Savings Plans。与单个账号下产生的业务使用量相比,综合使用量可以降低项目、部门或公司的费用。

您可以访问资源共享页面,通过设置您希望共享的账号以及资源信息,可以自动实现跨多个账号的综合使用量合并计费。

您可以通过以下操作步骤来建立财务托管关系:

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  1. 创建账号:您需要为企业创建一个管理账号,管理账号负责管理所有成员账号的财务服务,比如支付费用,开具发票等。参考上文 注册阿里云账号

  2. 建立“财务托管”关系:您需要添加其他账号作为成员账号,发起邀约的账号为管理账号(也叫主账号),接受邀约的账号为成员账号(也叫子账号);您可以直接邀约存量账号,还可以通过财务关联-创建关联账号来快速创建新账号作为成员账号。通过财务关联创建成功的子账号,系统会沿用主账号的实名认证信息,无需审核,自动认证成功。

  3. 权限配置:您需要为主子账号选择财务托管关系

重要

  • 当您创建了多个账号,且所有账号的实名认证均为同一个实体时,您可以选择建立财务管理关系,且可以设置“共享优惠”和“共享信控”权限,也可以选择建立财务托管关系。

  • 当您创建了多个账号,但是当账号之间的实名认证为不同实体时,您仅可以选择建立财务管理关系,且不支持共享优惠也不支持共享信控(其他权限暂时不受约束)。

  • 无论是在财务管理关系下,还是在财务托管关系下,子账号都可以自己下单完成交易支付。

1.3 单账号分账管理解决方案

您可以通过单账号财务单元分账管理解决方案,将每个业务的费用区分清楚,对于未标记/不可标记的资源费用或指定费用按照自定义的公摊规则进行重新拆分,并可建立复杂组织架构下的费用层级关系,从而实现经济用云。

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您可以通过以下操作步骤来生成和使用分账数据:

第一步:标记IT资源

您可以在产品与服务控制台通过当前已有能力来标记您的IT资源以用于各种管理场景,包括但不限于标签、资源组等。

  • 访问产品与服务控制台,在对应产品入口,找到要标记的IT资源;

  • 选择已有能力来标记,比如标签,资源组,实例名称等;

  • 若没有任何能力可用于标记,则进入“第二步:配置财务单元”。

标签概述:由一个键值对(Key-Value)组成,用于标注和组织您的阿里云资源,适合资源管理、自动化运维、分账、监控、访问控制及审计等场景。前往标签页面进行设置。因标签支持多组键值对(Key-Value),可以支持多场景使用,所以建议优先使用标签。

资源组:是在阿里云账号下进行资源分组管理的一种机制,资源组能够帮助您解决单个云账号内的资源分组和授权管理的复杂性问题。前往资源组页面进行设置。

重要

一般由“运维”角色完成标记IT资源。

第二步:配置财务单元

您可以在用户中心-分账管理-财务单元建立复杂组织架构下的费用层级关系,不用局限于已有的IT资源标记。

重要

一般由“财务”角色完成“财务单元”配置。

第三步:以财务视角建立费用与IT资源的映射关系

您执行适用的规则后,系统会按照规则重新拆分IT资源的费用:

重要

一般由“财务”角色完成“映射关系”配置。

第四步:处理公摊费用

重要

一般由“财务”角色完成公摊配置。

第五步:使用符合预期的数据

如果涉及未分配金额处理,则访问财务单元-总览页面,选择适用的处理方案后,选择“导出”即可。

如果不涉及,则访问分账账单页面分账账单即可。

2 快速实现全链路企业财务经营管理

基于您已完成的上云规划,您可以快速实现全链路企业财务经营管理,包括:合理的预算设置、关键指标的预测、监控预警、成本的分析统计以及优化。

您可以通过以下步骤来完成财务精细化经营管理操作:

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2.1 设置合理的预算

您可以借助预算管理功能进行事前的云上成本规划与预算编制、事中预算监控与预警通知、事后的预实对比分析。

预算管理支持“费用预算”、“使用率与覆盖率预算”两种预算类型:

费用预算

您可以按照财务单元、账号、产品等维度,设置以年、季、月为周期的消费金额预算和对应的预警阈值。当实际消费金额或预测金额达到您设置的预警阈值时,发送预警通知。

使用率与覆盖率预算

您可以按照账号、地域、规格等维度,设置节省计划、预留实例券资源,以年、季、月为周期的使用率、覆盖率预算,和对应的预警阈值。当使用率、覆盖率达到您设置的预警阈值时,发送预警通知。

您可以访问创建预算页面通过配置相关信息实现。

2.2 对关键指标配置监控预警

您可以借助监控预警能力,监控成本支出和部分资源的消耗情况,帮助您更好地进行云上成本管理的过程跟踪,实现管理前置化。

#预算预警

您可以根据实际成本或预测成本来配置预警, 也可设置节省计划/预留实例券的使用率或覆盖率预警,当满足阈值条件时触发通知,以短信/站内信/邮件方式通知到您。

预警值类型

累计实际值:根据您预算开始日期至当前日期的实际消费金额,与预算总额进行对比发送预警通知;

累计实际与预测之和:根据您预算开始日期至当前日期的实际消费金额,加上从当前日期至预算截止日期的预测值之和,与预算总额进行对比发送预警通知;

本期实际值:根据您当前滚动周期的第一天至当前日期的实际消费金额,与本期预算进行对比发送预警通知;

本期实际与预测之和:根据您当前滚动周期的第一天至当前日期的实际消费金额,加上从当前日期至当前滚动周期最后一天的预测值之和,与本期预算进行对比发送预警通知。

阈值类型

固定值:按一个固定数值的金额,超过该金额时触发预警;

百分比:按预算金额的百分比计算出一个金额阈值,超过该金额时触发预警。

您可以访问预算管理页面通过配置相关信息实现。

#资源剩余额度预警

您可以设置资源包的剩余额度预警,当资源包剩余额度满足阈值条件时触发通知,以短信方式通知到您。

您可以访问资源包管理-设置额度预警页面通过配置相关信息实现。

#高额消费预警

您可以设置高额消费预警,当产品后付费消费金额满足阈值条件时触发通知,以短信方式通知到您。

您可以访问高额消费预警页面通过配置相关信息实现。

#可用额度预警

您可以设置可用额度预警,当账户可用额度满足阈值条件时触发通知,以短信方式通知到您。

您可以访问用户中心首页-可用额度预警页面通过配置相关信息实现。

2.3 轻松分析统计云上成本

使用成本分析功能,您可以多维度查看资源成本的趋势(最大支持12个月)、查看全面的成本组成结构、进行未来成本的预测等,并可将一组筛选条件保存为报告,快捷查看。对比您使用 明细账单自助进行海量数据分析处理而言,可视化图表的呈现方式会更加省心省力。

您可以访问成本分析页面,通过配置相关信息实现。

2.4 参考系统为您推荐的成本优化建议

您可以借助成本优化功能更合理的节约成本。

购买推荐:系统会事前根据您的历史付费行为提供购买推荐,引导进行云产品或资源包等的购买;事后提供购买推荐优化前后的消费情况对比,供您参考预期的优化空间。具体包括节省计划的购买建议、网络计费方式的购买建议等。

解决方案三:自服务

适用于业务上云过程中需要自服务的场景;通过本章程,您可以快速了解系统提供的个性化定制能力以及DIY能力,比如,您可以通过合并或拆分业务账号以及服务主体来个性化定制您预期的账单内容,以及通过SQL语句秒级分析您的云上成本,还可以通过《账单域API使用手册》等API方式将系统能力整合到您本地的业务系统。

3.1 个性化定制账单

您可以通过定制账单功能解决以下场景的需求:

  • 分主体报销,盖章的诉求:

比如3体信息不一致(开票主体,合同签约主体,收款方主体),用户内部报销流程要分主体进行,常见于:购买了二方云通信,三方跨境高通等。

  • 分产品报销,盖章的诉求:

比如CDN,点直播,安全,因消费金额较大或业务独立,用户需要内部报销流程分开进行。

您可以访问月账单概览-账单文件导出页面,通过配置相关信息实现。

说明

此功能邀约测试中,请联系您的服务经理申请试用~

3.2 自助化成本分析

您可以借助自助分析工具实现个性化的分析诉求。

  • 可自定义SQL进行账单分析。通过自定义SQL进行数据分析,简单易上手。

  • 可自定义报表,灵活设置报表图形并保存,方便快捷查看。

说明

此功能邀约测试中,请联系您的服务经理申请试用~

3.3 API服务集成

您可以根据《账单域API使用手册》,通过调用相关信息实现将系统能力整合到您本地的业务系统。

样例1:企业多组织跨部门的批量高效管理解决方案

以某互联网大型集团用户为样例的企业财务经营管理解决方案,解决多业务分批上云过程中,集团化统一采购议价,各业务随着上云阶段不同产生的多样化财务管控诉求,以及经营管理诉求。

上云挑战

用户作为中国前列的互联网公司之一,内部拥有很多独立运营的子公司和部门,每个子公司或者部门对于自己要上云的业务都有自己的认识,因此上云不仅仅是一项技术工作,还是一次大型的组织协同任务。

为了确保上云管理的规范性和上云的最大经济化,用户的上云中台管理部门负责推进超过百款业务分批上云,面临以下挑战:

  • 高效管理:如何管理超过百款业务?

  • 多样化管控:中台承担业务孵化以及POC成本,稳定后交由业务独立管控。

  • 支持决策:各业务自身面临ROI(投资回报率)的挑战,因此对成本管理非常关注。

设计思路

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为了能够解决云上的各种挑战,用户的上云中台管理部门在各业务部署公共云之前,基于阿里云云上企业财务经营管理解决方案,对于以下5个领域的需求进行了讨论与梳理:

1.跨账号管理:用户拥有众多的子公司以及独立的部门,他们之间基于保密性/安全生产的考量,需要拥有自己的独立账户。

2.集中的身份权限策略:中台负责统一申请以及认证和授权所有的业务账号,在主账号中通过财务关联创建子账号,系统会沿用主账号的实名认证信息,无需审核,自动认证成功。若需要跨实体认证,可通过官网创建账号后再做认证。通过财务关联创建多种财务关系,实现不同业务不同管控诉求;通过变更财务关系,实现同一个业务不同上云阶段的不同管控诉求。

3.综合的商务权益:用户希望集团整合众多的上云业务,集团下所有上云业务不管体量大小均可以享受同等的优惠权益。同实体的优惠以及信控用户通过财务管理或者托管方案自助实现。跨实体的优惠以及信控可由小二在内部系统完成后交由用户使用。

4.费用清晰:需要合并管控的业务,与主账号建立财务托管关系;需要独立管控的业务,与主账号建立财务管理关系。各业务对于上云成本均有清晰的可见性分析,从而能够完成针对性成本优化。

5.特殊场景支持:用户通过主账号的代金券额度池能力将集团拥有的整张上云POC代金券,在需要的时刻为有需求的子账号生成不同面值的小额代金券以抵扣业务孵化费用或POC测试费用等。

具体实现

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本案例中组合使用“多组织跨部门的批量高效管理解决方案”下“财务管理解决方案”和“财务托管解决方案”,来实现多样化管控诉求;

用户中台负责统一申请以及认证和授权所有的业务账号,操作步骤如下:

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1、注册主账号

先注册主账号,完成企业实名认证和个体工商户认证,认证为集团X。

2、为主账号添加子账号,并根据业务管控诉求建立适用的财务关系

添加子账号1

注册:子账号1的实体与集团相同,中台在主账号中,通过财务关联-创建关联账号能力,直接注册子账号1;

选择权限:勾选“允许同步信控身份给关联账号”实现共享信控,勾选“允许同步优惠给关联账号”实现共享优惠,勾选“请求查看关联账户财务信息”,“请求查看关联账户消费信息”,“请求管理目标发票”轻松管钱,轻松付款,统一账单,统一发票;

认证:自动认证为集团X。

添加子账号2

注册:子账号2的实体为分公司,中台在官网注册账号,完成企业认证,认证为实体2;

选择权限:勾选“请求查看关联账户财务信息”,“请求查看关联账户消费信息”,“请求管理目标发票”实现轻松管钱,轻松付款,统一账单,统一发票;

认证:完成企业认证,认证为实体2;

优惠以及信控配置:可由小二在内部系统完成后交由用户使用。

添加子账号3和4

注册:子账号3和4的实体与集团相同,中台在主账号中,通过财务关联-创建关联账号能力,直接注册子账号3和4;

选择权限:勾选“财务托管”,实现信控和优惠共享主账号的权益;

认证:自动认证为集团X。

3、变更财务关系,实现同一个业务不同上云阶段的不同管控诉求

托管子3上云初期属于孵化型业务,主账号通过财务托管关系实现对托管子3的合并管控,所有费用由集团承担。

现在托管子3的业务已经孵化成功,需要从财务托管关系转为财务管理关系,实现后续由自己承担费用。

从财务托管关系转为财务管理关系过程中,用户重点做了2个事项:

其一:从财务托管关系转为财务管理关系之前,用户给托管子账号做了小额充值,以确保关系变更过程中,子账号不会发生欠费。

充值的原因:托管时费用自动扣在主账号,托管子3账号下没有余额可使用;托管关系解除后,主账号万一来不及给管理子3做资金划拨,管理子3就会因为账号下没有余额导致业务欠费停机。

小额的原因:用户变更财务关系的动作是连续的,所以按照托管子账号1天的常规消费金额做了小额充值

其二:重新建立财务管理关系时,用户给管理子账号选择权限:勾选“允许同步信控身份给关联账号”实现共享信控,勾选“允许同步优惠给关联账号”实现共享优惠,勾选“请求查看关联账户财务信息”,“请求查看关联账户消费信息”,“请求管理目标发票”轻松管钱,轻松付款,统一账单,统一发票。

建立财务管理关系之后,用户在主账号通过统一账户划拨了对应信控额度给管理子账号3,以确保管理子账号3有可用额度可以独立消费。

4、看清费用,做好管理

费用清晰:可以通过账号(结算对象)以及Owner账号(资源使用对象)来区分主账号,财务管理子账号,托管子账号各自的账单发票数据;并可在主账号下通过账号筛选方式来管理所有子账号的账票数据。

比如在2022年1月账期中,集团X为托管子账号3支付了3元,为托管子账号4支付了4元;管理子账号1自己支付了1元,管理子账号2自己支付了2元;那么在主账号下可以一键导出所有子账号的账单数据,并可在发票入口数据通过账号筛选方式开具每个子账号的发票,信息如下:

账号

Owner账号

账单

发票

开票实现

管理子账号1

管理子账号1

1元

1元

合并到主账号开具

管理子账号2

管理子账号2

2元

2元

为管理子账号2单独开具2元

主账号

托管子账号3

3元

3元

合并到主账号开具

主账号

托管子账号4

4元

4元

为托管子账号4单独开具4元

主账号

主账号

5元

5元

合并为1张9元发票,含管理子账号1以及托管子账号3以及主账号自己的费用,即1元+3元+5元

同理,可以在主账号下,通过账号筛选方式,完成全链路管理,预算设置,预测,费用分析,购买优化。

5、使用代金券额度池能力支持POC费用

用户通过主账号的代金券额度池能力将集团拥有的整张上云POC代金券,在需要的时刻为有需求的子账号生成不同面值的小额代金券以抵扣业务孵化费用或POC测试费用等。

如图所示,集团下有5个项目,其中项目1,2独立管控;项目3,4,5合并到集团管控,共用集团预算。

用户通过代金券额度池功能实现了集团下面1张总面额600元的代金券,集团专用100元面额,给项目1专用50元面额,给项目3专用100元面额,给项目4和项目5共用150元面额,剩余200元面额做公共预算。

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样例2:单账号分账管理解决方案

以某金融行业头部用户为样例的单账号分账管理解决方案,解决SAAS服务化下各业务层级费用清晰呈现,IT资源共用/复用费用100%可分诉求。

上云挑战

用户作为知名的国有控股集团公司之一,经营区域基本覆盖全国,营业网点超过2600个,员工近5万人,业务种类达5000多个,致力于为个人和企业提供高质量的业务服务。

为了确保上云管理的稳定性,规范性和上云的最大经济化,用户的上云中台管理部门负责推进核心业务分批上云,面临以下挑战:

  • IT资源共用/复用:IT资源SAAS化部署。

  • 费用清晰:各业务层级费用清晰呈现,IT资源共用/复用费用100%可分。

设计思路

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为了能够解决云上的各种挑战,用户的上云中台管理部门在各业务部署公共云之前,基于阿里云云上企业财务经营管理解决方案,对于以下3个领域的需求进行了讨论与梳理:

1.单账号管理:用户对外提供SAAS化服务,各业务之间涉及大量的 IT资源共用/复用,需要共用一个账号完成上云部署。

2.集中的身份权限策略:中台负责申请账号以及认证和授权所有的业务账号,搭配使用访问控制(RAM)进行人员/角色/IT资源的细粒度运维安全管控。

3.费用清晰:通过财务单元将每个业务的费用区分清楚,对于未标记/不可标记的资源费用或指定费用按照自定义的公摊规则进行重新拆分,并可建立复杂组织架构下的费用层级关系。

具体实现

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第一步:标记IT资源

用户在产品与服务控制台上优先选用标签来标记IT资源。

第二步:配置财务单元

用户在用户中心-分账管理-财务单元按照组织架构建立了费用层级关系的财务单元树。

第三步:以财务视角建立费用与IT资源的映射关系

用户在用户中心-分账管理-财务单元先开启“ECS关联资源一起分配/转移”开关,然后配置自动规则分配资源

第四步:处理费用

根据预算对实际费用进行微调:用户首次使用时,打开功能开关”金额按财务单元层级汇总“,以查看层级费用,后续每月5号会直接访问财务单元-总览页面,将此费用与事先设置的预算管理做比对,在整体预算可控的前提下,通过“财务单元树拖拽”功能调整财务单元层级来优化部门之间或业务之间的实际消费归属。

选择适用的公摊方案:用户对于共用费用或IT资源未标记的费用进行按自定义比例拆分。

第五步:使用符合预期的数据

因涉及未分配金额处理,用户访问财务单元-总览页面,可查看或导出“财务单元”层级数据。

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